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■＜8月コラム＞多忙から解放される！一日を効率的に使う社長のタイムマネジメントとは？
会社を経営していると、社長としての業務に日々追われがちです。関心があることについて勉強したり、趣味に打ち込んだり、自分自身のために費やす時間が取りにくくなります。しかし、実際にどのようにすれば時間を作り出せるのか、具体的な方法がわからない場合も多いでしょう。この記事では、効率的に仕事を進めるためにはどうすれば良いかを紹介します。
1.生産性が高まる午前中に重要な仕事をする
時間の使い方を考える場合、時間帯を意識しておくことが大切です。通常、人間の脳の働きが活発になるのは午前中なので、午前中に仕事をすると生産性が高まる傾向があります。思考力が高まる午前中なら仕事もはかどるため、重要な仕事の予定はできるだけ午前中に入れるようにすると効果的です。予定を立てる際には、あらかじめ仕事に優先順位をつけておきましょう。そうすることで、重要な仕事から先に予定を組むことができます。それほど時間がかからない仕事なら、生産性が鈍る時間帯でも済ませることができ、精神的にも負担を感じにくいといえます。
2.やるべきことを先々まで決めて予定に入れる
数多くの仕事を手早くこなしていくためには、スケジュール管理が重要です。目の前の仕事をやみくもにこなすだけでは、時間ばかりかかってしまいます。まずは、やるべきことを書き出し、短期的な予定だけではなく、先々のことまで視野に入れた予定を立てましょう。その際、手帳などを使って週次・日次の時間割を作成することが必要です。そうすることで、毎週すべき業務と毎日対応すべき業務が決まりますし、長期的な予定も把握することができます。また、やるべきことをあらかじめ決めておくことは、漏れなく業務を実行するうえでも有効です。
3.社長が全てをやろうとせずに上手に人に任せる
社長自身の時間を作り出すには、「自分がしなければならない」と考えている業務を全てやろうとせず、任せられるものは人に任せることが大事です。社長が全ての業務に対応しようとすると、確かに人件費の節約にはなるかもしれませんが、必ずしもそれが売上に直結するとは限りません。しかし、一日が極めて多忙になってしまうことは確かです。趣味に没頭したり、関心ある分野の勉強に費やしたりできる時間を確保するには、社長自ら働く環境を見直すことが重要です。
顧客への対応やスケジュール管理、資金調達や受注業務など、会社を経営するうえではさまざまな業務が発生します。仕事の効率を上げるためのポイントは、「自分で全てをこなす」という考え方を変え、専門的なスキル・知識を持つ人や能力が高い人を雇ったり、業務を外注したりすることです。そうすることで、会社の生産性アップにつながり、結果として社長自身の時間も捻出しやすくなります。
4.移動時間を有効に使う
限られた時間を最大限活用するためには、業務の外注やスタッフの雇用と同時に、移動時間を有効に利用することが重要です。自宅から会社への移動をはじめ、取引先への訪問や会合など、社長ともなればさまざまな場所へ出かける機会が増えます。自分で運転して移動する人もいますが、ある場所から目的地まで移動するという行為は、意外と精神的にも肉体的にも負担がかかるものです。移動に費やす時間が長くなればなるほど、疲労がたまる原因となり、無駄な時間を過ごすことになります。経営者のなかには、移動時間を極力短縮するために、会社の近くに住んでいる人も少なくありません。経営者だけでなく、従業員に対しても住宅手当を支給して通勤時間の短縮を目指す企業も増えています。
しかし、会社の立地などによっては、全ての経営者が会社の近くに住めるとは限りません。その場合に選択肢としてあげられるのが、専門の運転手を雇うことです。運転技術の高い運転手を雇うことによって、移動時間を有意義に過ごせるようになり、事故などによるリスクの回避にもつながります。
無駄な時間を削って本当に優先すべきことに集中！
やるべきことが多い毎日のなか、無駄な時間を過ごさないためにも、まずは今回紹介したことを始めてみてください。仕事を行う時間帯を意識し、予定に沿ってそれぞれの業務を行っていけば、生産性もアップします。さらに、運転手や秘書を雇うことによって、社長自身は優先順位が高い仕事に集中できるようになります。自分の時間を作るために、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
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