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■＜12月コラム＞秘書にはどんなスキルが必要？持つべきスキルや資格まで徹底解説
経営者となると、そろそろ秘書が欲しいと思うときもあるでしょう。とはいえ、秘書にどのような能力が必要になるのかを理解している人は少ないのではないでしょうか。この記事では、秘書に求められるスキルや資格について紹介します。これらは秘書を雇う際の判断基準になるはずですので、参考にしてみてはいかがでしょうか。
1.秘書に必要なスキル
秘書に必要なスキルを具体的にイメージできているでしょうか。ここからは、秘書業務を推進するうえで特に重要な4つのスキルを紹介します。
1-1.コミュニケーション能力
秘書は業務上、立場の異なるさまざまな人たちと関わる機会があるため、どのような相手にも対応できるコミュニケーション能力が必要です。具体的には、誰に対しても公平で誠実な対応ができること、笑顔で接すること、相手に必要な情報を明確に伝えられることが基本です。加えて、役員クラスの人事異動など、通常では社員が知ることのない機密情報に触れることもあるため、徹底した口の堅さも重要となります。上役の代理として連絡・交渉する場合もあるため、幅広い相手と良好な人間関係を築ける人が秘書に向いています。
1-2.スケジューリング能力
秘書に求められるスケジューリング能力とは、急な予定変更にも臨機応変に対応し、関係各所に必要な連絡と交渉を速やかに行えるスキルのことです。この能力は、豊富な経験によって培われるものです。役員となると1日のスケジュールが詰まっていることも珍しくありません。スケジュールの全体像を把握し、ダブルブッキングを防いだり、定期的に休憩が取れるように配慮したりすることも秘書の役割です。加えて、オフィスソフトを使いこなし、オンラインでのスケジュール管理にも対応できなくてはなりません。
1-3. PCスキル
秘書はデスクワークがメインですので、メールやWord、Excelなどの基本的なパソコン操作ができることが前提です。加えて、会議で使うプレゼン資料の作成を求められることもあるため、WordやExcelの応用スキルやPowerPointの活用スキルも必要です。また、作業効率アップに欠かせないブラインドタッチができると、強いアピールになります。
1-4.英語力
外資系の役員秘書の場合は、英語で会議をしたりメールを起案したりすることが多いため、英語でのコミュニケーション能力も求められます。英語能力の裏付けとなる検定やスキルはいくつもありますが、最も説得力が高いのはTOEICです。TOEICは試験が実施される頻度も高く、何度でも受験可能です。TOEICのハイスコアを持っている人は、ビジネスで通用するレベルの英文読解力やリスニング力がある人だと判断できます。
2.秘書が持っておきたい資格
秘書に求められる実用的なスキルを理解したところで、ここからは秘書業務に役立つ資格を2つ紹介します。
2-1.秘書検定
秘書検定とは、秘書業務への理解に加えて、社会人としての一般的マナーや電話応対力、会議の準備や文書作成の技能を評価する資格です。難易度の高い順に１級、準1級、２級、３級の４段階に分かれています。社会人として、オフィスで通用するビジネスマナーが一通り身についていると評価できるのは２級以上です。部長や本部長クラスの秘書となると、さらに上位の検定が必要です。
2-2. CBS検定
CBS検定は、日本語と英語の両方を使いこなし、グローバルに秘書業務を遂行できる人材の育成を目指す資格です。英語と日本語での実務処理能力、優れた人間性を兼ね備えるオフィスのプロである能力を証明する資格として幅広く認知されています。外国人付きの秘書を目指す人には必須の資格です。企業のグローバル化が進むなか、バイリンガル秘書のニーズは高まっています。
多様なスキルを持つ秘書がいると大幅な業務効率化を目指せる
秘書に必要なスキルや資格について理解できたでしょうか。秘書は、経営者や役員陣の業務の効率化をサポートできる能力を持った存在です。特に、幅広いスキルを持つ秘書を雇えば、大幅な業務効率化が目指せ、経営者は本来の自分の仕事に集中できます。迷っているのであれば、この機会にぜひ秘書を採用してみてはいかがでしょうか。
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