社長や会社役員などの立場にある人には秘書がつくことがあります。秘書という職種があることは知っていても、具体的にどのような仕事を行うのかを知らない人は求職者に限らず、秘書を利用する立場である経営者のなかにもいるのではないでしょうか。そこで今回は、あまり認知されていない秘書が担う役割や具体的な業務内容について詳しく解説します。

1.秘書とは

秘書とは、企業の社長や重役、大学教授、政治家、弁護士や医師などの立場にある人の業務を円滑に行えるようにサポートする役割を果たします。こうした職務に就業している上司は膨大な業務を抱えていることが多々あるため、秘書がスケジュール管理などを行うことで本来の業務に専念することが可能になるのです。上司がいかに働きやすくなるような環境を整えるかが秘書に求められる資質だと言えるでしょう。上司の職種によって業務内容は異なるものの、秘書の職務を行っていると機密事項に触れることがあったり、一般的には出会えないような要人と出会う可能性があったりします。

2.秘書の業務内容

秘書の行う上司の業務のサポートとはどのようなものなのでしょうか。ここからは、秘書が実際に行う具体的な業務内容を紹介します。

2-1.スケジュール管理

上司のスケジュール管理は、秘書の仕事のなかで最も大切なもののひとつです。社内の会議はもちろん、対外的な会合や会議などのスケジュールを社内外の担当者と連携しながら調整していきます。たとえば、社内での打ち合わせや会議で応接室や会議室を使う際の予約や、上司のスケジュールについて社内で問い合わせがあった場合の対応も行います。上司が出張する際の航空券や新幹線、ホテルなどの予約や手配なども秘書の仕事のひとつです。予定が変更になった場合は、重要度と緊急度を考慮しながらスケジュール調整をすることが求められます。

2-2.電話・メールや来客対応

社内外からの電話やメールを受け、それに対する対応も秘書の仕事です。電話やメールを選別し、必要なものは上司に回しますが、場合によっては秘書が返信することもあります。上司との事前の取り決めや指示に従って正確に処理を行わなければなりません。訪問を希望する来客のアポイントメントを受け、接客対応もします。来客の迎え入れ方によって相手方の印象も変わるため、ビジネスマナーを身につけておくことが必要です。外資系企業の秘書の場合、訪日した外国人の接待や観光案内も担当します。

2-3.情報の管理

世の中にあるさまざまな情報から上司の仕事に直結していたり役立ったりしそうなトピックを取捨選択し、伝える役割も果たします。膨大な書類の整理を行い、必要な書類をすぐに取り出せるようにファイリングすることも秘書の重要な業務です。必要な書類とそうでない書類を仕分けして必要なものだけを残し、不要な書類は順次破棄します。このほか、会議で使う書類の作成も秘書の担当業務です。

2-4.事務機器や備品の管理

上司がスムーズに仕事を行えるようにするために必要な備品の過不足を定期的にチェックし、不足している場合は適宜補充することも大切な業務です。上司のデスクや執務室など身の回りの掃除、パソコン周辺環境の整備なども行い、必要なものの指示や依頼があった場合にすぐ渡せるようにしておきます。

2-5.上司の業務補佐

上司の業務補佐として、さまざまな書類の作成も秘書が担当します。会議や会合、商談に必要な書類や資料の作成、上司の名前で社内に回覧する書類の作成などは秘書の業務です。一方、お中元やお歳暮などのお礼状や慶弔関係の手紙は手書きします。上司が手書きした原稿をパソコンで入力したり、文書の体裁を整えたりすることも秘書の業務です。上司の指示で作成するこれらの書類は、公文書として世に出ることも少なくないため仕事の正確性が求められます。

秘書がいるだけで業務の効率化が望める！

秘書は上司が業務を円滑に行えるようにするために、さまざまな角度からサポートを行います。ここまでの解説で秘書が具体的に担当する業務内容について理解が深められたでしょうか。秘書がいることにより、業務を抜けなくスムーズに進められるはずです。そのため、秘書を導入するか否かで迷っている経営陣は、一度前向きに秘書の導入を検討してはいかがでしょうか。

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