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■＜10月コラム＞秘書になるには何を身につければいい？仕事に就くための方法は？
秘書という職業について、さまざまな場面で聞いたことのある人は多いことでしょう。しかし、実際に秘書になるためにはどうしたらいいのか、ということについてはあまり知られていません。ここでは、秘書になるために必要とされるスキルや能力に加えて、秘書の仕事に就くためにはどのような方法があるのかなどの解説をしていきます。
■秘書になるために身につけておきたいこと
秘書は、電話の応対やメールでのやり取りのほか、来客の応対、上司のスケジュール管理などを行います。このような多彩な雑務を行い、上司が自分の仕事に専念できるよう補佐していくのが秘書の役割です。そのため、幅広く知識やスキルを持っておくことが肝心です。また、ビジネスマナーや一般常識についても最低限習得しておくべきでしょう。一定水準以上の知識やスキルを保有していることを証明するために、秘書検定などの資格を取得しておくことがおすすめです。
秘書の中にも、種類は数多く存在します。役員秘書や弁護士秘書のほか、政治家秘書などがあり、その仕事内容に応じてスキルや知識など求められるものも変わってきます。コピー取りやスケジュールの管理など、上司が行う業務を間接的に補佐するものであれば、専門的なスキルや知識を求められることは少ないでしょう。しかし、企画や立案に関わり、調査や交渉も行うなど、上司が行う業務を直接補佐する必要があれば、専門的な知識や語学力が必要とされることも多くなります。
秘書になるには、語学力はあった方が有利に働くでしょう。また、雑務を行うにあたって、資料の作成やファイリングなどが最低限の範囲でできるだけのパソコンスキルは必須といえます。来客対応や周囲との連絡を行う際に、高いコミュニケーションの能力も備えておくことが大切です
■秘書になるにはどんな方法がある？
秘書になるには、大きく分けると2つの方法があります。まずは、企業に就職した後で組織内の人事異動によって秘書になる方法です。秘書の仕事がある企業にまず就職し、さまざまな経験を積んでから異動の希望を出します。それまでの業務などで適性が認められれば、そこで秘書になることができます。秘書を希望するのであれば、一般の業務を行う間に一般常識やスキルなど、その企業で秘書に求められる知識を身につけておくことが大切です。しかし、この方法は時間がかかるうえに、秘書になることができる可能性も少ないことがデメリットとして挙げられます。
秘書になるための2つ目の方法は、直接秘書の求人に応募することです。この方法では、採用されれば確実に秘書として働けます。秘書の経験を持っているのであれば、即戦力として採用される可能性も高いでしょう。未経験で応募する場合には、自身の持つ秘書としてのスキルや適性をしっかりとアピールすることが大切です。
■身につけたことは何でも活かせる
秘書として、ビジネスマナーや一般常識を習得しておくことは大切です。しかし、必要なのはそれだけではありません。秘書は、日常生活を送る上で身につけたことを、多岐に渡る状況の中で活かせます。また、秘書の仕事は「若い人であればよい」というわけではありません。人生経験を重ねることによって、毎日の仕事において起こる不測の事態にも対応することができます。真面目な仕事の話だけでなく、相手の冗談に対する返しがうまくできれば、そのコミュニケーション能力が評価されることとなるでしょう。そのため、日常生活において直接的に役に立たないと思ったことでも、アンテナを張って情報収集しておくことが大切です。
秘書は人との関わりも多い職業です。人と関わっていく中で、日常生活で行っていた情報収集が役立つ可能性もあります。秘書として活躍するためには、幅広い分野で関心を持っておくことが大切です。そのため、どのような経験であっても、どこで役に立つか分かりません。無駄だと決めつけることをせずに取り組むことによって、秘書としてのスキルも上げていけるでしょう。
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