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■＜11月コラム＞役員秘書とは？通常の秘書と役員秘書を様々な面から徹底比較
役員秘書の仕事について、どのようなイメージをもっていますか。スマートにタスクをこなすことができ、責任感と守秘義務を守って働ける人というイメージを抱いている人も多いでしょう。役員秘書の業務内容というのは、周りからはなかなか見えづらいものです。そこで今回は、役員秘書について具体的な業務内容や一般の秘書と少し異なる点などを紹介していきます。
1.秘書とは
役員秘書について知る前に、一般的な秘書の概要についても押さえておきましょう。秘書の仕事は、担当している上司が重要な業務に集中できるように、スケジュールを調整したり、業務をサポートしたりすることです。調整業務や事務作業などを行いながら、秘書は縁の下の力持ちとして上司を支えてくれます。会社全体の業務の効率化を図るうえで、個人やグループで上司の働きやすさを向上させる秘書は欠かせない存在だといえるでしょう。
2.秘書に備わっているスキル
秘書に備わっているスキルを知れば、秘書を利用する重要性がより深く理解できるでしょう。ここでは、秘書に備わっている3つのスキルを紹介します。
2-1.コミュニケーション能力
優秀な秘書には高いコミュニケーション能力が備わっています。担当している上司と周囲の人間の中を自然に取り持ち、人間関係を円滑にしてくれるでしょう。人間関係が良好になることで、取引などもうまくいきやすくなるはずです。
2-2.情報処理能力
重要なポストを担う社員の周りにはさまざまな情報が集まってきますが、秘書はそれらを取捨選択し、必要なものだけを簡潔にまとめて上司に伝えてくれます。また、資料作成も秘書の主要な業務の1つです。パソコンを使いこなして情報を適切に処理し、正確な資料を作成してくれるでしょう。
2-3.語学力
秘書の中には、語学力の備わった優秀な人材も少なくありません。日本は年々グローバル化が進んでおり、海外に事業を展開している企業も増えてきています。これから海外進出を考えている場合も、語学力の備わった秘書がいれば何かと便利です。
3.秘書の主な業務内容
それでは、秘書は具体的にどのような業務を行ってくれるのでしょうか。ここからは、秘書の主な業務内容として「スケジュール管理」「文書作成」「電話・来客対応」「雑務」の4つを紹介します。
3-1.スケジュール管理
秘書の業務の中でも特に重要なのが、上司のスケジュール管理です。重要なポストに就いて経営を動かす上司は多忙であり、会議や出張、商談などの仕事を首尾よくこなさなくてはなりません。多忙な上司が効率よく業務をこなせるように、適切なスケジュールを組むのが秘書の仕事です。出張の際は切符や宿泊先を手配し、移動時間なども考慮しながらスケジュールを組み立ててくれるでしょう。
3-2.文書作成
上司の業務をサポートするうえで、秘書は色々な書類を作成します。上司が参加する会議の資料や社内文書、お礼状など、多岐にわたる書類の作成業務を秘書に任せられるのです。また、上司が書いた文書の手直しや清書なども丁寧に行ってくれます。
3-3.電話・来客対応
上司への電話やメール、来客などに対応するのも秘書の仕事の一環です。上司からの指示に基づいて、取り次ぐべきものは取り次ぎ、そうでないものは適切に処理してくれるでしょう。優秀な秘書はビジネスマナーにのっとって丁寧に応対するので、取引先などからの印象も良くなるはずです。
3-4.雑務
その他、上司のオフィスをきれいに整理したり、必要な情報を管理したりするのも秘書の役割です。細かい部分まで注意を払い、上司が気持ちよく働ける環境を整えてくれるでしょう。上司の名義でご祝儀やお中元などを送るときも、すべて秘書が行ってくれます。
4.役員秘書とは
役員秘書とは、一般的に想像される秘書と基本的には同じ役割がありますが、担当してサポートする人は企業のトップである社長や役員になります。役員とは、従業員ではなく経営者として会社に携わる人のことを指します。実際には、取締役ではない業務を執行する重要な役職を執行役員と呼び、それらも含めて「役員」と呼称している会社が多いでしょう。そのような役員につく役員秘書になるには、専門職として採用されて秘書業務のみを行う場合や、一般社員として採用されたあとに秘書として配属される場合などがあります。また、派遣社員を秘書として雇用する場合もあり、さまざまな雇用ルートや形態があります。
5.役員秘書の種類
役員秘書と一口に言っても、さまざまな働き方があります。秘書を採用する目的や担当する役員によって使い分けられているのが現状です。ここでは、役員秘書の種類について具体的に紹介していきます。
5-1.個人秘書
法律事務所や大学教授などの個人と業務を共にするのが、個人秘書です。個人秘書には、担当者の専門的な業務を高度なレベルで理解したうえで、対外的な事務やコミュニケーションも含めた幅広いサポートを行える力が求められます。仕事内容は書類整備などの事務全般が対象になりますが、弁護士や教授などサポートする人の専門分野によって求められる知識や能力は変わってきます。時には助手としての役割を求められることもあるので、その分野に精通している人や将来その職を目指して勉強している人などが向いている場合が多いでしょう。
5-2.グループ秘書
グループ秘書は、組織のなかで秘書室や秘書課に配属され、チームとしてサポートを行います。組織が大きくなると膨大な事務処理や幅広いタスクが与えられるため、秘書1人で対応していくのが困難になるでしょう。よって、ある程度規模の大きい会社では、グループ秘書を取り入れて複数の秘書で業務をこなします。
6.一般の秘書と共通する業務
役員秘書は、役員個人を担当する場合や複数の役員を同時に担当する場合もあります。いずれの場合も、上司の指示に従って業務をこなしていきます。一般の秘書と共通する業務としては、スケジュール管理、アポイント業務や電話・来客対応、書類管理、経費処理や郵便物・備品の管理などがあります。
このほかにも、役員の特命業務として、場合によっては私用に近いことを業務として行うこともあるでしょう。また、役員は食事の時間も会食や接待になることが多々あります。先方を招待する場合には、メニュー設定や食事手配が秘書の役目となることもあるでしょう。出席者の好みを考慮したり健康管理を意識したりする必要もあり、慣れるまでは非常に難しい業務です。役員に対する気配りや配慮を欠かさない人が向いているでしょう。また、忙しい上司がうっかりミスをしてしまわないように、周りからそっとフォローできるような冷静で正確な判断力も必要とされます。
7.役員秘書特有の業務
役員の周辺雑務に加えて、役員秘書は本来業務にも深く関わりながらサポートする場合があります。具体的には、定例取締役会や経営会議などの出席準備、重要情報の日常管理・評価、緊急課題への助言やアポイントメント、海外関連、所属政財界活動のサポートなどが挙げられます。社長秘書であれば、社長と同じレベルでの事業への理解度をもつことが求められるでしょう。情報収集では、社長以上の情報を入手して各業務にあたる必要があります。
会社はその構造上、専門部署などが案件を処理しますが、緊急事態や即決が必要な場合は、その縦割り体制が弊害となってしまうことがあります。そのようなときに戦力となるように、部署の垣根を超えて情報を収集したり関連部署と連携したりすることが必要不可欠です。
■役員秘書の導入で円滑に業務を進めよう！
役員秘書の業務内容や特色を紹介してきましたが、理解できましたか。役員秘書は、通常の秘書とは異なり、専門知識や業界での経験があったり深く事業に立ち入ってサポートしたりしてくれます。また、役員秘書を導入すると、大幅な業務の効率化や円滑化を見込むことができるでしょう。この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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