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■＜5月コラム＞保存版！できる秘書のスケジュール管理術！失敗しない秘訣を徹底解説！
秘書が経営者や役員から任せられる業務の中で、もっとも重要なもののひとつが「スケジュール管理」です。わずかなミスすら許される業務ではないため、できる秘書はそれぞれにコツを踏まえながら向き合っています。この記事では、有能な秘書がスケジュール管理を徹底するために日々実践している心得について解説をしていきます。
1.秘書とは？
秘書とは、役員などの重要なポストに就いている上司が重要な業務に集中できるように、細々とした業務を処理してサポートする仕事です。秘書の代表的な業務は上司のスケジュール管理ですが、その他にも、電話や来客の対応、文書作成、出張の手配など、こなさなくてはならない業務は多岐にわたります。秘書の業務はすべて上司のサポートが目的なので、上司との相性が重要です。求められていることを的確に把握し、上司が働きやすいように支える必要があります。
2.秘書に必要なスキル
秘書が身に付けておくべきスキルとしては、一般常識やビジネスマナー、書類作成能力、パソコンスキルなどが挙げられます。
まず、笑顔でのあいさつや冠婚葬祭のマナーなど、一般常識が備わっていなければ秘書は務まりません。身だしなみや言葉遣いにも気を配ることで、上司に余計な恥をかかせずに済みます。また、上司の時間を無駄にしないために、伝えるべきことを簡潔にまとめる報告能力や、先を読んで前もって準備しておく気配りなどが求められるでしょう。
次に、秘書は上司の代わりにメールの返信をしたり、案内状を作成したりすることがあります。そのため、ビジネス文書の書き方を習得している必要があるでしょう。特に、社外に向けた文書を作るときは適切な言葉遣いを心がけなくてはなりません。重要な情報のみを選別して上司に伝達するのも秘書の業務なので、素早く情報を処理するためのパソコンスキルも必須です。Excelなどの基本的な操作方法やタイピングなどは最低限身に付けておきましょう。
3.秘書に向いている人の特徴
秘書に向いている人にはいくつかの特徴があります。まず、コミュニケーション能力が高いことが挙げられるでしょう。秘書の業務では、上司だけでなく取引先や他部署の社員など、さまざまな人と関わることになります。秘書が高いコミュニケーション能力を備えていれば、人間関係が円滑になって上司の働きやすさも向上するでしょう。上司に伝えるべきことを正確に伝えるうえでも重要なスキルです。
次に、気配りができる人も秘書に向いています。上司の仕事を陰ながら支える秘書にとって、気配りや気遣いは欠かせない要素です。上司が何を求めているのかを察知し、先回りして用意ができる秘書は会社から大事にされるでしょう。また、細かな業務を丁寧にこなせる几帳面さが備わっている人も秘書に向いています。スケジュール管理などで秘書がミスをすると、上司の業務効率を低下させることになるためです。その他、自分が主役になりたがるのではなく、サポートに徹することができるのも、秘書を目指すうえでは重要なポイントです。
4.秘書のメイン業務！スケジュール管理について
そもそも秘書の役割を一言で言い表せば「上司のサポート」となります。上司が抱えている雑務を引き受け、重要度の高い仕事に全力を傾けられる環境を作らなくてはなりません。そのために秘書がこなすべきさまざまな雑務の中でも、スケジュール管理は中心を担っているといえます。忙しい上司になれば、分刻みでスケジュールが進行していることも珍しくありません。役員や経営者の毎日は緻密なスケジュールによって動いています。そのため、秘書にとっては些細なミスも許されない大切な仕事です。
さらに、ミーティングの予定に合わせて会場を予約するなど、スケジュール管理から派生する仕事もたくさんあります。当然ながら、こうした仕事を統括するのも秘書の役目です。秘書はスケジュールに入っている予定を「打ち合わせ」「会食」などの種類に分けて、優先度を分類しなくてはなりません。そして、予定が被らないように調整したり、必要な書類や持ち物を用意したりと対応事項を処理していきます。また、ドレスコードや面会相手の素性など、細かい確認事項までチェックすることが必須です。
5.できる秘書のスケジュール管理法①
スキルのある秘書は雇用が決まった時点で、上司の性格や傾向を確認します。そして、その人にとってもっとも仕事のしやすいスケジュール調整を考えます。たとえば、予定の優先順位を整理するときなどは、上司の考えが分からないと効率的に行えません。性格や立場によって、優先的にこなしたい業務はまったく異なるからです。次に、スケジュールを闇雲に詰め込みすぎないことも大切です。新しい予定を組み込む際には、必ず前後の予定もチェックして余裕を持ちながら動けるように調整していきます。
情報共有も欠かせません。当日になってトラブルが起きないよう常に上司へ進捗を報告し、問題がないかを確認することが日々のタスクです。そのうえで、アポイントの日時などを社内システムに打ち込むときは、先方のメールをコピー＆ペーストするのが基本です。タイプミスによる問題を避けられるので、事実誤認を前もって防げます。そして、最終版のスケジュールは手帳などの紙にも記入しておきます。パソコンのファイルと違い、紙のスケジュールはうっかり更新される可能性がないからです。
6.できる秘書のスケジュール管理法②
秘書のスケジュール管理において、もっとも大事ともいえるのは確認作業です。予定の調整が終わった後、最終確認を徹底することでトラブルを回避できます。とにかく、予定を二重にも三重にもチェックしてミスを洗い出さなくてはなりません。忙しい中で組んだスケジュールには見落としが生まれやすくなります。必要な予定が無理なく収まっているかを何度も見るようにします。
具体的な方法として、紙のスケジュール表とオンライン上のスケジュール表を照らし合わせることが基本です。もしも不一致があればメールなどをさかのぼり、どちらが間違っているのかを突き止めます。オンラインに関しては全てのスケジュールを個々に開いて、コピーした元と変わっていないかを調べます。こうした確認作業は、秘書ならば毎日の義務です。朝のうちにその日から2日後までのチェックを済ませておきます。そのほか、月曜日には今週と翌週の予定を、月末には翌月全体の予定を見渡すことが必須です。
7.スケジュール管理に役立つテクニック
いくつかのテクニックを押さえておくと、上司のスケジュール管理におけるミスが生じにくくなります。まず、スケジュールを管理するうえで特に気を付けたいのが予定の見落としです。重要な業務を上司に伝達し忘れると、信頼を失うだけでなく企業の大きな損失にもつながります。そのため、手帳などでスケジュール管理をしている場合、優先度の高い予定は蛍光ペンでマーキングして見落とさないようにしておきましょう。また、完了したタスクは塗りつぶしておけば間違える心配がなくなります。
手帳だけでなく、スマートフォンのアプリをスケジュール管理に活用するのも便利な方法です。カレンダーアプリなどで登録したスケジュールを上司と共有していれば、出張などでお互いが離れた場所にいるときも迅速に予定が確認できます。そして、多くのカレンダーアプリでは「リマインダー機能」が使えます。リマインダー機能を使えば予定が始まる前に通知してくれるため、重要度が高いタスクの見落とし防止に効果的です。
8.できる秘書の仕事術
最後に、できる秘書が実践している仕事術について紹介します。カリスマ秘書が重視している仕事のポイントを押さえ、上司に信頼されるできる秘書を目指しましょう。
まず、顧客とのコミュニケーションや、些細な仕事を大切にする姿勢が秘書にとっては大切です。顧客と直接会い、丁寧なコミュニケーションを心がけることで、メールやチャットからはわからない変化にも気付くことができます。小さな変化への気配りを通して、人間関係をより円滑にできるのではないでしょうか。また、お茶出しのように一見地味な仕事でも、上司や顧客の様子を知る機会として大切にする必要があります。
次に、できる秘書は自分がどう見られているのかを常に気遣っています。秘書のマナーや身だしなみが悪いと、上司の印象も悪くなりかねません。周りの人に良くない印象を与えないためにも、常に謙虚な姿勢で上品な所作を心がけてください。そして、秘書は1歩先を考えながら行動することも大切です。上司の考えていることを読み取り、想像力を働かせながらサポートするようにしましょう。
■スケジュール管理は入念なチェックがカギ！
秘書を雇う経営者、役員は厳密なスケジュール管理を求めています。予定が多くなれば、記憶に頼って管理するのはまず不可能です。オンラインと紙の二重でスケジュールを管理し、毎日間違いがないかチェックします。そして、スケジュール管理を失敗しないためには、常に上司の意図を察しながら先回りして仕事をすることが大事です。
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