会社を経営していると、社長としての業務に日々追われがちです。関心があることについて勉強したり、趣味に打ち込んだり、自分自身のために費やす時間が取りにくくなります。しかし、実際にどのようにすれば時間を作り出せるのか、具体的な方法がわからない場合も多いでしょう。この記事では、効率的に仕事を進めるためにはどうすれば良いかを紹介します。

 

 

1.生産性が高まる午前中に重要な仕事をする

時間の使い方を考える場合、時間帯を意識しておくことが大切です。通常、人間の脳の働きが活発になるのは午前中なので、午前中に仕事をすると生産性が高まる傾向があります。思考力が高まる午前中なら仕事もはかどるため、重要な仕事の予定はできるだけ午前中に入れるようにすると効果的です。予定を立てる際には、あらかじめ仕事に優先順位をつけておきましょう。そうすることで、重要な仕事から先に予定を組むことができます。それほど時間がかからない仕事なら、生産性が鈍る時間帯でも済ませることができ、精神的にも負担を感じにくいといえます。

 

2.やるべきことを先々まで決めて予定に入れる

数多くの仕事を手早くこなしていくためには、スケジュール管理が重要です。目の前の仕事をやみくもにこなすだけでは、時間ばかりかかってしまいます。まずは、やるべきことを書き出し、短期的な予定だけではなく、先々のことまで視野に入れた予定を立てましょう。その際、手帳などを使って週次・日次の時間割を作成することが必要です。そうすることで、毎週すべき業務と毎日対応すべき業務が決まりますし、長期的な予定も把握することができます。また、やるべきことをあらかじめ決めておくことは、漏れなく業務を実行するうえでも有効です。

 

3.社長が全てをやろうとせずに上手に人に任せる

社長自身の時間を作り出すには、「自分がしなければならない」と考えている業務を全てやろうとせず、任せられるものは人に任せることが大事です。社長が全ての業務に対応しようとすると、確かに人件費の節約にはなるかもしれませんが、必ずしもそれが売上に直結するとは限りません。しかし、一日が極めて多忙になってしまうことは確かです。趣味に没頭したり、関心ある分野の勉強に費やしたりできる時間を確保するには、社長自ら働く環境を見直すことが重要です。

 

顧客への対応やスケジュール管理、資金調達や受注業務など、会社を経営するうえではさまざまな業務が発生します。仕事の効率を上げるためのポイントは、「自分で全てをこなす」という考え方を変え、専門的なスキル・知識を持つ人や能力が高い人を雇ったり、業務を外注したりすることです。そうすることで、会社の生産性アップにつながり、結果として社長自身の時間も捻出しやすくなります。

 

4.移動時間を有効に使う

限られた時間を最大限活用するためには、業務の外注やスタッフの雇用と同時に、移動時間を有効に利用することが重要です。自宅から会社への移動をはじめ、取引先への訪問や会合など、社長ともなればさまざまな場所へ出かける機会が増えます。自分で運転して移動する人もいますが、ある場所から目的地まで移動するという行為は、意外と精神的にも肉体的にも負担がかかるものです。移動に費やす時間が長くなればなるほど、疲労がたまる原因となり、無駄な時間を過ごすことになります。経営者のなかには、移動時間を極力短縮するために、会社の近くに住んでいる人も少なくありません。経営者だけでなく、従業員に対しても住宅手当を支給して通勤時間の短縮を目指す企業も増えています。

しかし、会社の立地などによっては、全ての経営者が会社の近くに住めるとは限りません。その場合に選択肢としてあげられるのが、専門の運転手を雇うことです。運転技術の高い運転手を雇うことによって、移動時間を有意義に過ごせるようになり、事故などによるリスクの回避にもつながります。

 

無駄な時間を削って本当に優先すべきことに集中！

やるべきことが多い毎日のなか、無駄な時間を過ごさないためにも、まずは今回紹介したことを始めてみてください。仕事を行う時間帯を意識し、予定に沿ってそれぞれの業務を行っていけば、生産性もアップします。さらに、運転手や秘書を雇うことによって、社長自身は優先順位が高い仕事に集中できるようになります。自分の時間を作るために、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

 

 

 

 

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秘書といえば、管理職のスケジュール管理を行ったり、よりスムーズに仕事をこなせるように環境を整えたりするお仕事です。すてきな秘書がいれば、日々の業務がより円滑に進むかもしれませんよね。そこで今回は、20代から30代の女性を対象に、秘書にしたいと思う有名人を選んでもらい、選んだ理由についてのアンケートをとりました。

 

 

【質問】

あなたが秘書にしたいと思う有名人は誰ですか？

【回答数】

深田恭子：11

北川景子：32

イモトアヤコ：19

吉田沙保里：8

マツコデラックス：30

 

最も秘書にしたい有名人は「北川景子」！

アンケートの結果、最も票が多かったのは、北川景子でした。

・とても美人なのにしっかりしてそうで、安心してスケジュールを任せられそう。仕事で失敗しても綺麗な顔を見て癒される。(20代/女性/専業主婦(主夫))

・肝心なことをズバッと言ってくれそうですし、決断力もありそう。(30代/女性/個人事業主)

 

しっかり者で、決断力がありそうだという意見が多く見られました。秘書はテキパキと仕事をこなすことが求められるので、イメージに合うと思った方が多かったのかもしれません。また、美しい容姿もポイントのようですね。

 

2番目に多かったのは「マツコデラックス」！

2番目に多い結果となったのは、マツコデラックスでした。

・マツコデラックスさんが秘書であれば、スケジュール管理などの通常業務だけではなく、個人的な悩みに対するアドバイスや、モチベーション向上に繋がる指摘をしてくれそうだと思います。良いも悪いも人生経験豊富そうなので、自分とは違う視点からたくさん意見が得られそうなので選択しました。(20代/女性/正社員)

・頭の回転が早く、着眼点が面白いと思います。また、自分の考えをしっかり持っているところも信頼できると感じます。(30代/女性/正社員)

 

人生経験が豊富そうだという意見が多く見られました。秘書の仕事では、さまざまな物事を次々に判断しなければならないことも多いため、経験が豊富であることはプラスに働くことでしょう。女性的な視点と男性的な視点のどちらも持ち合わせていることも、選ばれた理由かもしれません。

 

グローバル派な「イモトアヤコ」も！

3番目に多かったのが、イモトアヤコです。

・物怖じしない性格のうえ、世界中を飛び回っているのでグローバル化にも対応できそうだから。(20代/女性/正社員)

・バラエティー番組で英語を話していたし頭がよく、運動神経も良いためしっかりと自分の仕事のフォローをしてくれると思うから。(30代/女性/パート・アルバイト)

 

バラエティー番組で海外を飛び回っていることもあり、グローバル化への対応ができそうだという意見が見られました。英語を話すことができるため、海外からの問い合わせや取引の際にも重宝しそうです。また、体力面でも優れているため、秘書の業務に対しても精力的に活動してくれそうだというコメントもありました。

 

容姿端麗な「深田恭子」という意見も

深田恭子も、秘書向きではという意見が見られました。

・身近に置いておくときれいで見栄えもいいし、仕事に疲れているとき見ているだけで癒されそうだから。(30代/女性/正社員)

・柔らかい雰囲気があって、安心感があるから。本人が真面目で努力家だと思うから。(30代/女性/パート・アルバイト)

 

容姿がかわいらしい、美しいからというコメントが多く寄せられました。秘書は対外的に見られる機会もある仕事なので、外見の美しさも大切な要素でしょう。また、努力家な面が良いという意見もありました。地道な作業が多くなりがちな秘書業務は、頑張り屋さんな方ほど向いているのかもしれません。

 

秘書は決断力！そして見た目も大切かも

最も多かったのは、北川景子を秘書にしたいという意見でした。全体的では、決断力に優れている、物怖じしないことが良いというコメントが多くなっています。テキパキとした対応が求められる仕事なので、そうしたイメージが2位のマツコデラックスや、3位のイモトアヤコにも反映されているのではないでしょうか。エネルギッシュな方が秘書をしてくれると、助かることが多いかもしれませんね。

 

■調査地域：全国

■調査対象：【性別】女性 【年齢】20 - 29 30 - 39 

■調査期間：直近の1ヶ月間

■有効回答数：100サンプル

 

あなたが秘書にしたいと思う有名人は誰ですか？

【深田恭子】

・まず何といっても見た目が綺麗だからと秘書に向いているような気がするからです、(20代/女性/無職)

・所作が良いので、接待の際に連れて行っても得意先の役員達に受けが良さそうだから。年相応の落ち着きが感じられるから。(30代/女性/パート・アルバイト)

・柔らかい雰囲気があって、安心感があるから。本人が真面目で努力家だと思うから。(30代/女性/パート・アルバイト)

・外見が美しいだけでなく、話し方や仕草に可愛らしさもあり、印象が良い。気遣いができそうなイメージがある。(30代/女性/正社員)

・とにかく可愛いからです。スーツ姿が似合っており、仕事のモチベーションも上がることでしょう。(20代/女性/派遣社員)

・美人で、秘書として近くにいるだけで仕事のモチベーションが上がりそうだから。(20代/女性/学生)

・深キョンさんは、お嬢様っぽくて品がよろしい感じがするからです。(20代/女性/学生)

・勝手な印象ですが、深田恭子さんのようにチャーミングでおっちょこちょいな部分があると、周囲の人間から人気があると思います。(20代/女性/パート・アルバイト)

・身近に置いておくときれいで見栄えもいいし、仕事に疲れているとき見ているだけで癒されそうだから。(30代/女性/正社員)

・かわいい、スタイルがいい、高級感が出る、癒し系で話を聞いてくれそう(30代/女性/正社員)

・ふかきょんのファンだからです。彼女がそばにいてくれれば、どんなに辛い仕事も頑張れる気がします。(30代/女性/正社員)

 

【北川景子】

・とにかく見た目が良い。明るく爽やかな美人。仕事に対しても女優さんなのでストイックにこなしてくれそう。(20代/女性/パート・アルバイト)

・しっかりと言う時は言うが、家庭的な一面もあり、誰とでもスムーズに話すことができそうだから。(20代/女性/学生)

・頭が良くて、顔も綺麗だから一緒にいて気分がいいだろうと思うから。(30代/女性/正社員)

・綺麗な人なので、目の保養になりそうだから。女優さんのため、人当たりが良さそう。(20代/女性/個人事業主)

・見た目や雰囲気が品がいいから。スケジュール管理もしっかり行えそうだと思うから。(20代/女性/正社員)

・誰の前に出しても相手から好感をもたれそう。無駄な会話や作業をせず合理的に仕事をしてくれそうなイメージがある。(20代/女性/学生)

・仕事をきちんとこなしてくれて見た目も申し分ないため。色々と頼ることができそう(30代/女性/正社員)

・北川景子さんはミニマリスト的な考え方を持っていて、業務をスムーズに遂行するために必要なものと不要なものを、適切に仕分けできる能力を持ち合わせていると思うので、秘書業務を安心して任せられると思うからです。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・肝心なことをズバッと言ってくれそうですし、決断力もありそう。(30代/女性/個人事業主)

・頭もよく、テキパキと効率良く動いてくれそうなので、北川景子さんがいいと思いました。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・デキル女！という印象的なので、北川さんを選びました。スケージュール管理や、仕事内容の把握までそつなくこなしてくれそうなイメージ。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・ドラマのイメージで出来る女の雰囲気と明るく穏やかな雰囲気も持ち合わせていて秘書には良さそうなイメージです。(30代/女性/無職)

・イメージがいい。美貌だけではなく、難役にも挑戦し、女優としても実力もある。総合的に考えて、パフォーマンスや個性に偏りのない人材だと思う。(30代/女性/パート・アルバイト)

・華がある人で、また受け答えの丁寧さもとても好印象のため。秘書はつれ歩く存在なのでそういった能力は必要だと思われる。(20代/女性/学生)

・綺麗でいるだけで癒されるから。仕事もテキパキこなしてくれそうだから。(20代/女性/無職)

・秘書は見た目が容姿端麗なイメージがあり、特にメガネをかけている北川景子さんの姿が私のイメージする秘書像にぴったり当てはまったため。(20代/女性/学生)

・学歴が高いし、頭がとても良いイメージなので、サポートして欲しいから。(20代/女性/学生)

・顔が切れ長な目で輪郭がしゅっとして容姿端麗だと見映えが良く、そばにいたら自分もより華やかに見えそうだからです。(20代/女性/パート・アルバイト)

・ハキハキしていてしっかりしていそうなイメージなので良いと思います。また容姿も素敵だと思います。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・キレイでサバサバしていそうで仕事も出来る雰囲気があるからです。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・綺麗で見とれてしまうというのが一番の理由です。私が男性だったら、常に隣にいて歩いてほしいと思います。頭もよろしいと思うので、仕事もささっとこなしてしまう印象です。(30代/女性/派遣社員)

・周りに居る方々の印象も自分の印象を決めると思います。容姿ももちろんですが、どのような方でもお話が出来、かつ作法や社長等のサポートもきちんと出来る方のような感じがするので、選びました。(20代/女性/派遣社員)

・きれいな容姿に、キビキビとした態度など、取引先などで相手に好印象を持たせることができる。また、バラエティーなどに出演した際の様子から、スケジュール管理などもそつなくこなせそうだから。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・美人だし、よく笑ってくれそうな感じがするので秘書になってほしいです。(30代/女性/正社員)

・容姿が素晴らしいことはもちろん選んだ理由の一つですが、頭もよく、笑顔で話すイメージが多いので、愛嬌もあるなと思い選んだ。(20代/女性/専業主婦(主夫))

・北川景子さんは細かいところまで気が利きそうだし、スケジュールの管理もしっかりとしてくれそうと思い選びました。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・仕事ができそうな感じがするし、美人で憧れがあるから。同年代なので話も合いそう。(30代/女性/正社員)

・美人秘書に憧れるし、北川景子は何でもできそうなイメージがあるから。(20代/女性/無職)

・美しく気品があって素養もある。決して出しゃばり過ぎずマナーもわきまえている人だと思うので秘書として隣にいて欲しい。(30代/女性/無職)

・頭が良さそうだしてきぱきしていそうだから。効率よく働いてくれそうだから。(30代/女性/無職)

・ハキハキとしていて仕事ができそうな印象があったのと、なにより美しく名物秘書になってくれそうなので。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・とても美人なのにしっかりしてそうで、安心してスケジュールを任せられそう。仕事で失敗しても綺麗な顔を見て癒される。(20代/女性/専業主婦(主夫))

 

【イモトアヤコ】

・体力がありそう。さまざまな経験をしているのでどんな場でも話のネタに尽きなそう。気づかいができそう。一緒にいて退屈しなそう。なんだかんだスケジュール管理ができそう。時間に厳しそう(20代/女性/正社員)

・物怖じしない性格の上、世界中を飛び回っているのでグローバル化にも対応できそうだから。(20代/女性/正社員)

・気が利きそうな為です。また、率直な意見を述べてくれそうなので、身近なところにいると自分の為になりそうです。(20代/女性/正社員)

・一番親近感が湧くし、テレビで見ていても基本的に相手に対して思いやりが持てる人だと思うから。(30代/女性/無職)

・ハキハキとしていて、テキパキと仕事をしてくれそうだから、お願いしたい。(20代/女性/正社員)

・強い精神力を持っておられるため、どんなときでも良い支えになってくれそうだと思ったから。また、ユーモアや明るさで場の雰囲気を柔らかくしてくれそう。(20代/女性/パート・アルバイト)

・バラエティー番組で英語を話していたし頭がよく、運動神経も良いためしっかりと自分の仕事のフォローをしてくれると思うから。(30代/女性/パート・アルバイト)

・ハキハキ・キビキビ動いてくれそうだから。しっかりしているイメージだから。(30代/女性/公務員)

・テレビで見る印象ですが、真面目で体力がありそうなのと、良い意味で毒がなさそうだから。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・この中では一番親近感があり、気軽に話せそうな人だと思ったので。(30代/女性/正社員)

・この中ならイモトアヤコさんがいいです。根性やガッツが感じられて、上司をきちんと立てる方だと思います。(30代/女性/パート・アルバイト)

・容姿に興味はないので、「仕事ができそうか」だけです。吉田さんは失礼ながら問題対応力に疑問があります。(30代/女性/個人事業主)

・イモトさんはテキパキ動けてすごく気が利きそう。体力面も心配なさそうですし雇いたい人材です。(30代/女性/派遣社員)

・年齢が近いのと、イモトさんのキャラクターが話をしやすそうだと思いました。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・一緒にいて笑いが絶えないような元気がもらえるような人の秘書がしたいから。(20代/女性/正社員)

・真面目で仕事が出来そう。一緒にいても話せば楽しく、静かにしていて欲しい時は静かにと空気を読む力にも長けていると思う(20代/女性/正社員)

・度胸がありそうし、臨機応変な対応も出来そうな印象なので、様々な場面で活躍してくれそうだから。(30代/女性/個人事業主)

・年齢が近いので、悩みや楽しいことも共感できたり、たくさんのチャレンジをしてきているので、凹んだときなどに気持ちをあげる言葉を掛けてくれそうだからです。(30代/女性/正社員)

・フットワークが軽く一生懸命仕事をしてくれそうだと思います。明るい感じがこちらも楽しく仕事ができそうですし、周りにも良い影響を与えてくれそうです。(30代/女性/専業主婦(主夫))

 

【吉田沙保里】

・その場の空気をよめたり、気配りが素晴らしい方だと思うからです。(30代/女性/正社員)

・非常に責任感の強いイメージ。全国民の期待に応え、常にプレッシャーと戦ってきた人物であり、責任を担う自身の気持ちもくみ取ってくれそうだと感じるため。(20代/女性/正社員)

・彼女は仕事に対して真面目そうだし、努力家だと思う。またもしものときはボディガードにもなるからです。(20代/女性/無職)

・テレビで見ていて人柄が顔に出ている。真面目に仕事をしてくれそうだし、クライアントに会っても良い印象を与えてくれそう。また、いつもニコニコしている印象があり、落ち込んでいても元気を貰えそうなので一緒に仕事がしたいと思います。(30代/女性/派遣社員)

・礼儀正しく、仕事をしっかり行ってくれそうだと感じたから選んだ。(20代/女性/学生)

・私の印象では、社長よりも秘書の方が仕事量が多いイメージ。秘書にはなによりも忍耐力が問われそうなので吉田沙保里さんは忍耐力はもちろん愛嬌も持ち合わせているため、取引先などにも好印象を持たれそうだから。(20代/女性/専業主婦(主夫))

・万が一の時に命を守ってくれそうだから。悪いうわさも聞かないので安心できそう。(20代/女性/専業主婦(主夫))

・明るい印象があり、またスポーツを経験しているため礼節ができると感じる。目上の人への気遣いも期待できる。(30代/女性/正社員)

 

【マツコデラックス】

・頭の回転が早くて、常識もあって、良いことと悪いことの分別がつく方だと思うからです。「社長、その取引はやめた方がいいわよ」とかの助言をしてくれそうです。車の運転もするとテレビで言っていたし、有能な秘書になってくれそうです。(30代/女性/正社員)

・ダメなものはダメとはっきり言ってくれそうだからです。甘やかさないでくれそうです。(30代/女性/正社員)

・あの話し方ならどんなに焦っていても落ち着くことができる気がする。他愛ない雑談で息抜きができそう。(20代/女性/無職)

・気が回る、いろんなことに目を向けられる人だと思うので、そばにいてくれたらとても心強いと思います。(20代/女性/専業主婦(主夫))

・頭の回転が早く、着眼点が面白いと思います。また、自分の考えをしっかり持っているところも信頼できると感じます。(30代/女性/正社員)

・仕事での改良点など自分の意見をしっかり伝えてくれそうなので。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・視野が広く細かいところまで気を配れそうなのと、必要なことは遠慮せずに言ってくれそうなので(20代/女性/無職)

・悪いことも良いこともズバズバといってくれるのではないかと思いました。人としての知識も豊富でしょうし、経験値も豊富だと思うので自分にないアドバイスや指摘を貰えると思いました。(20代/女性/無職)

・置物よりも、悩んでいるときに第三者目線でアドバイスをしてくれる人の方が好ましい。(20代/女性/無職)

・頭が良い方だと思うので、しっかり業務管理してくれそうだから。また、仕事やプライベエートで悩んでいる時有益なアドバイスをくれそう。しかもボディーガードにもなる。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・信頼できるから。とても頭もよく話していて楽しそうだからです。(30代/女性/正社員)

・相手の真意を的確に見抜いてくれそうで、言うところはハッキリと、場合によっては濁した言い方も上手そうだから。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・テレビ番組で拝見をしており、有名人や一般人それぞれの人に応じて対応や言動を変えられており、秘書として必要な能力をお持ちだと思う為。(20代/女性/派遣社員)

・テレビで見る限り、すごい知識量なので。いろんな分野の情報を面白おかしく発信してくれている気がします。人を不快にさせない発言が好きです。気に入らないことがあるとハッキリ言ってくれそうなとこも好きです。(30代/女性/パート・アルバイト)

・いろいろなことを知っていそうなので、ときには知恵を借りたいと思ったから。(20代/女性/パート・アルバイト)

・間違っている時など、ズバッと言ってくれそうだから。頼りがいもありそう。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・しっかりとしていて、頭の回転が早く要領が良さそうだからです。(20代/女性/専業主婦(主夫))

・大好きでテレビでよく見ますが、毎回的確なことを述べていますし、本当に頭の良くて才能のある方だと思われます。(20代/女性/パート・アルバイト)

・場に合わせた臨機応変な対応ができそうだから。商談の付き添いなどで、相手に合わせたコメントで良い雰囲気作りをしてくれそうだから。(30代/女性/正社員)

・会社の業務内容全体を把握して仕事をしてくれそう。的確な判断・発言ができるイメージ。(30代/女性/正社員)

・この人だと自分の悩みとかも聞いてくれたり、ハッキリと答えてくれて素敵な秘書さんになりそうだから。(20代/女性/専業主婦(主夫))

・結構毒舌も強いが周りに対する気配りが言葉の節々に感じられる。また、男としての視点も持ち合わせているから色んな角度からのアドバイスも貰えそう。(30代/女性/派遣社員)

・きっちりした性格と、話題の豊富さがあり気遣いもできるため、ストレスが低減されると思います。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・私が何か間違ったことをしてしまった時にも的確に指示を出してくれると思ったからです。(30代/女性/専業主婦(主夫))

・この選択肢なら圧倒的にマツコ・デラックス。彼女は頭の回転が速く芸能界に出てくる前は雑誌の編集やコラムニストでもあり。秘書としてのスキルが備わっていると思う。(20代/女性/無職)

・マツコ・デラックスさんが秘書であれば、スケジュール管理等通常業務だけではなく、個人的な悩み対するアドバイスや、モチベーション向上に繋がる指摘をしてくれそうだと思います。良いも悪いも人生経験豊富そうなので、自分とは違う視点からたくさん意見が得られそうなので選択しました。(20代/女性/正社員)

・仕事の面では気を張って大変そうではあるが、真剣に仕事をすればやりがいを感じさせてくれそう。また、仕事をしながら自分が成長するきっかけが生まれそう。(20代/女性/正社員)

・仕事ができそうだし、檄を飛ばしてほしい時にちゃんと叱ってくれそう。(30代/女性/個人事業主)

・女性らしさの中に男性的な目線も持った人なので、的確な助言をしてくれそうだから。(30代/女性/個人事業主)

・博識でどんな分野の仕事も出来そうだし、迷った時に相談出来そう(30代/女性/正社員)

 

 

 

 

 

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