最新情報
■日本赤十字社を通じてウクライナ人道危機救援金を寄附しました
ウクライナ各地で激化している戦闘により、多くの市民が緊張と不安の中で過ごしています。すでに子どもを含む市民の死傷者が報告され、市民生活に不可欠なインフラにも被害が出ています。また、紛争の被害を恐れ、多くの人びとが、周辺国（ポーランド、ルーマニア、スロヴァキア等）に避難しています。
この状況を受け日本赤十字社は、赤十字国際委員会、国際赤十字・赤新月社連盟、各国赤十字社が実施するウクライナでの人道危機対応及びウクライナからの避難民を受け入れる周辺国とその他の国々における救援活動を支援しています。トランスアクトは日本赤十字社の人道支援活動を応援しています。
■＜7月コラム＞役員付運転手に不可欠な2つの能力！運転技術以外に必要なこととは？
企業の重役ともなると専属の運転手が付く場合もありますが、役員付運転手の仕事は単に運転が上手であればよいというものではありません。車内という限られた空間で役員と行動をともにし、直接コミュニケーションを取る仕事として高い能力が求められます。この記事では、役員付運転手を務めるうえで不可欠な2つの能力について解説します。
■1.正確にスケジュールを管理する能力
まず、役員付運転手に求められるのは、正確にスケジュールを管理する能力です。基本的に、役員付運転手の勤務時間は、役員のスケジュールに基づきます。そのため朝早いこともあれば夜遅くまで仕事があることも少なくありません。さらに、役員クラスともなると、1日に何度も移動が必要なことも多く、忙しい場合は分刻みでのスケジュールも想定されます。そのため、スケジュール表を作っている秘書などとも連携を取りながら、何時までにどこへ移動するかを正確に把握しておかねばなりません。
役員である以上、重要な会議や商談への遅刻は厳禁です。遅刻によって商談が不成立となった場合、結果として会社の経営に影響が出る恐れもあります。余裕を持って空港や新幹線の駅まで送り届けるためには、運転手自身が道に詳しく、さらにその日の渋滞状況なども綿密に調べておくことが大切になります。また、急な予定変更があれば、それに臨機応変に対応する柔軟さも必要です。役員は秘書には正確なスケジュール作成、そして運転手にはその遂行を求めています。役員の予定を基に自分の行動スケジュールを作り、正確に管理できる人でなければ務まらない仕事だといえます。
■2.役員クラスが求めるコミュニケーション力
次に、役員付運転手に欠かせないのは、役員クラスが求めるコミュニケーション力です。業務上、役員付運転手は車中で役員と2人だけになることが多くあります。その際には、ビジネスマナーをわきまえた上で、会社の経営層である役員と有効な会話ができなくてはなりません。会話を成り立たせるためには、会社が発表するニュースリリースには毎回目を通し、さらに新聞やテレビの報道番組などで世の中の動きを把握しておきましょう。
また、高い機密管理能力も必要です。役員クラスになると会社の経営に関わる機密事項や重要案件などの連絡が入ってくる場合も多いでしょう。移動中の車内でその件について電話で指示を出すといったシチュエーションも想定されます。その際、車の中で見聞きしたことについて秘密を厳守した上で、運転手自ら必要に応じて他の部署との連携をとる場合もあります。当然ながら、業務上知り得た情報を家族や友人に話すことも厳禁です。守秘義務を守り、確実に報連相できる能力が求められます。
■役員付運転手は秘書的な存在
もちろん役員付運転手を目指す上では、運転技能の高さが前提条件です。具体的には、安全で正確な運転技能が大切です。そして運転技能以外に加えて、秘書のような能力も求められます。たとえば、役員にできるだけ快適に過ごしてもらえるよう移動中の車内の環境整備には気を配りましょう。そのためには、役員の音楽の好み、暑がりか寒がりかなどについても知っておく必要があります。役員ともなると頻繁な海外出張などハードスケジュールが続く場合もあるため、ちょっとした体調の変化などにも気付く察しのよさも必要です。役員から要望があった場合は、迅速かつ的確に対応するように心がけましょう。
移動を安全かつスムーズに行えるように、運転手には車の維持管理も任されています。ガソリンの補充はもちろん、アラートランプが点灯していたり少しでもブレーキの効きが悪いと感じたりした場合は、すぐにディーラーで整備点検を受けましょう。役員付運転手はプロフェッショナルな能力を求められますが、その分やりがいのある仕事だといえるでしょう。役員に能力や人柄を信頼してもらえれば、専属として長く務めることも可能です。
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■外務省より「外国公館等に対する消費税免除指定店舗」に指定されました
トランスアクトグループは、外務省より「外国公館等に対する消費税免除指定店舗」(DS店)に指定されました。
※DSとは、Designated Storeの略です。
【 免税のご案内 】
・外国公館等に対する消費税の免税の対象となるのは、大使館、公使館、領事館等及び大使、公使、領事等で、いずれも外務大臣官房儀典官が発行した証明書（免税カード）の交付を受けた大使館等及び大使等に限られます。
・商品購入時に「免税カード」をご提示いただき、必要事項を記載した「外国公館等用免税購入表」の提出をお願いします。
・「免税カード」には、それぞれ免税の対象となる範囲及び最低購入金額が指定されています。
【 消費税免税手続きに必要な書類 】
下記のいずれかを弊社にてご確認させて頂きます。
・外交官等の免税カード（顔写真付き）
・外交官等身分証明票
・外国公館等用免税購入表
■～本当におすすめの派遣会社が見つかる～「派遣会社カタログ」に掲載されました
トランスアクトは派遣・紹介予定派遣の秘書求人に特化した派遣会社で、4,000名近く登録している業界内でも認知度の高いサービス。
「社長秘書の派遣会社総合満足度No.1！」にも選ばれた実績があり、利用者から評価の高いサービスでもあります。また国会議員秘書歴10年の経歴をもつ代表が監修しているため、サービス全体としての質の高さもうかがえます。さらにビジネスマナー講座や経営学講座、敬語・文章作成など、秘書としての必須スキルを習得できる研修が充実しているのも魅力ですね。
・秘書の派遣・紹介予定派遣求人に強い！
・社長秘書の派遣会社総合満足度No.1！
・秘書に必須の研修制度も充実！
運営会社：株式会社トランスアクト
秘書の求人数：約130件
求人掲載の対象地域：東京、神奈川、千葉、埼玉
■＜6月コラム＞秘書必見！目標設定の仕方！知っておきたい設定のコツを伝授します！
売上などの数値化されたノルマがないため、目標設定の必要性が分かっていない秘書もいるでしょう。しかし、1人の社会人として成長を続けていくには目標設定が欠かせません。適切な目標があれば日々のモチベーションも高まります。この記事では、秘書が仕事の目標設定を行う重要性と具体的な方法について解説していきます。
1.なぜ目標設定が必要なの？
秘書が業務目標を設定すると、仕事の指針がはっきりします。自分に不足しているスキル、意識が判明するので達成に向けた行動計画を作成しやすくなるのです。業務目標と行動計画を細かく設定すれば、仕事中の真剣さにつながります。目の前の業務がいかに重要かを実感しながら働けるので、職業人として成長していけるでしょう。また、業務目標はモチベーションを生み出す原動力にもなりえます。与えられた仕事をこなすだけではなく、自ら積極的に働いて目標へと近づくためのアクションを起こすようになるからです。
目標がある秘書は、失敗や実力不足も前向きに捉えられます。仮に目標が達成できなくても、「それならば今度はどうするか」とポジティブシンキングに切り替えられます。そして、過去の失敗から学びを得て、今後の改善点を見出すことが可能です。何より、目標設定とは「なりたい自分」を形にすることです。理想像に近づくため、目標設定は欠かせない行為といえるでしょう。
2.秘書のための目標設定方法・具体例！
目標を設定するには、「目標項目」「達成基準」「期限」「計画」の4つが核となります。どのような項目について、何を達成とするのかをはっきりさせましょう。そのために、「いつまでに達成する」と決めて、逆算したうえで具体的な計画に落とし込んでいきます。ただし、期限までの間が長すぎると、現実的なイメージができません。長期目標を達成するためには、短期目標で細かく区切るのがコツといえます。
なお、目標のテーマは主に3パターンです。1つ目は「これまで行ってきた仕事の改善と向上」、2つ目は「これまで通りの内容を維持」することです。そして、3つ目は「新機軸の開発」となります。これらのテーマが盛り込まれている目標は、秘書にとって成し遂げることが可視化できているといえるでしょう。
目標設定の例としては、「うっかりミスをなくす」「作業をより効率化する」などが挙げられます。これらの意識は、上司を的確にサポートするうえで不可欠です。また、「業務マニュアルを作ってスムーズに仕事をする」のも立派な目標です。そのうえで、日々内容を更新していくことも大切です。「資格取得」「マナーや礼儀作法を身につける」なども、さらなるレベルの仕事に対応するためには肝心な目標でしょう。ただ、これらはあくまで参考なので、秘書自身が能力や職場に応じて目標を考えることが大前提です。
3.よりよい目標設定のためのコツは？
最初に現在の業務を振り返っていきましょう。目標は闇雲に立てればよいものではなく、自分が担っている仕事の中で成長を促すものであることが重要です。また、高すぎたり低すぎたりする目標も努力するうえでの手応えを感じづらくなります。低い目標をいくつか達成して高い目標に辿りつけるのが理想です。また、「2時間かかっている仕事を1時間で終わらせる」など、目標は定量的な内容にすることが大事です。目標が数値化されていれば、具体的に取り組みやすくなります。
そのほか、「秘書としての成長」よりも「所属部署の業務改善」に主軸を置いて目標を立てるのもひとつの方法です。部署に貢献する手段を探ることで、結果的に自分の成長にもつながります。あるいは、秘書としての目標と部署の目標を分けて設定する選択肢もあります。いずれにせよ、目標が可視化されていて毎日向き合える内容であれば、秘書としてのやりがいが生み出されていくでしょう。
自分だけの目標設定でステップアップしよう！
秘書がよりレベルの高い仕事をこなせるようになるには目標設定が欠かせません。そして、目標には秘書自身の成長に直結するものと、所属部署の利益につながるものがあります。いずれを優先するか、あるいは両方とも追い求めるかは本人の考え方次第です。現状与えられた業務を整理したうえで、自分だけの目標を設定してみましょう。
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