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■＜11月コラム＞役員秘書とは？通常の秘書と役員秘書を様々な面から徹底比較
役員秘書の仕事について、どのようなイメージをもっていますか。スマートにタスクをこなすことができ、責任感と守秘義務を守って働ける人というイメージを抱いている人も多いでしょう。役員秘書の業務内容というのは、周りからはなかなか見えづらいものです。そこで今回は、役員秘書について具体的な業務内容や一般の秘書と少し異なる点などを紹介していきます。
1.秘書とは
役員秘書について知る前に、一般的な秘書の概要についても押さえておきましょう。秘書の仕事は、担当している上司が重要な業務に集中できるように、スケジュールを調整したり、業務をサポートしたりすることです。調整業務や事務作業などを行いながら、秘書は縁の下の力持ちとして上司を支えてくれます。会社全体の業務の効率化を図るうえで、個人やグループで上司の働きやすさを向上させる秘書は欠かせない存在だといえるでしょう。
2.秘書に備わっているスキル
秘書に備わっているスキルを知れば、秘書を利用する重要性がより深く理解できるでしょう。ここでは、秘書に備わっている3つのスキルを紹介します。
2-1.コミュニケーション能力
優秀な秘書には高いコミュニケーション能力が備わっています。担当している上司と周囲の人間の中を自然に取り持ち、人間関係を円滑にしてくれるでしょう。人間関係が良好になることで、取引などもうまくいきやすくなるはずです。
2-2.情報処理能力
重要なポストを担う社員の周りにはさまざまな情報が集まってきますが、秘書はそれらを取捨選択し、必要なものだけを簡潔にまとめて上司に伝えてくれます。また、資料作成も秘書の主要な業務の1つです。パソコンを使いこなして情報を適切に処理し、正確な資料を作成してくれるでしょう。
2-3.語学力
秘書の中には、語学力の備わった優秀な人材も少なくありません。日本は年々グローバル化が進んでおり、海外に事業を展開している企業も増えてきています。これから海外進出を考えている場合も、語学力の備わった秘書がいれば何かと便利です。
3.秘書の主な業務内容
それでは、秘書は具体的にどのような業務を行ってくれるのでしょうか。ここからは、秘書の主な業務内容として「スケジュール管理」「文書作成」「電話・来客対応」「雑務」の4つを紹介します。
3-1.スケジュール管理
秘書の業務の中でも特に重要なのが、上司のスケジュール管理です。重要なポストに就いて経営を動かす上司は多忙であり、会議や出張、商談などの仕事を首尾よくこなさなくてはなりません。多忙な上司が効率よく業務をこなせるように、適切なスケジュールを組むのが秘書の仕事です。出張の際は切符や宿泊先を手配し、移動時間なども考慮しながらスケジュールを組み立ててくれるでしょう。
3-2.文書作成
上司の業務をサポートするうえで、秘書は色々な書類を作成します。上司が参加する会議の資料や社内文書、お礼状など、多岐にわたる書類の作成業務を秘書に任せられるのです。また、上司が書いた文書の手直しや清書なども丁寧に行ってくれます。
3-3.電話・来客対応
上司への電話やメール、来客などに対応するのも秘書の仕事の一環です。上司からの指示に基づいて、取り次ぐべきものは取り次ぎ、そうでないものは適切に処理してくれるでしょう。優秀な秘書はビジネスマナーにのっとって丁寧に応対するので、取引先などからの印象も良くなるはずです。
3-4.雑務
その他、上司のオフィスをきれいに整理したり、必要な情報を管理したりするのも秘書の役割です。細かい部分まで注意を払い、上司が気持ちよく働ける環境を整えてくれるでしょう。上司の名義でご祝儀やお中元などを送るときも、すべて秘書が行ってくれます。
4.役員秘書とは
役員秘書とは、一般的に想像される秘書と基本的には同じ役割がありますが、担当してサポートする人は企業のトップである社長や役員になります。役員とは、従業員ではなく経営者として会社に携わる人のことを指します。実際には、取締役ではない業務を執行する重要な役職を執行役員と呼び、それらも含めて「役員」と呼称している会社が多いでしょう。そのような役員につく役員秘書になるには、専門職として採用されて秘書業務のみを行う場合や、一般社員として採用されたあとに秘書として配属される場合などがあります。また、派遣社員を秘書として雇用する場合もあり、さまざまな雇用ルートや形態があります。
5.役員秘書の種類
役員秘書と一口に言っても、さまざまな働き方があります。秘書を採用する目的や担当する役員によって使い分けられているのが現状です。ここでは、役員秘書の種類について具体的に紹介していきます。
5-1.個人秘書
法律事務所や大学教授などの個人と業務を共にするのが、個人秘書です。個人秘書には、担当者の専門的な業務を高度なレベルで理解したうえで、対外的な事務やコミュニケーションも含めた幅広いサポートを行える力が求められます。仕事内容は書類整備などの事務全般が対象になりますが、弁護士や教授などサポートする人の専門分野によって求められる知識や能力は変わってきます。時には助手としての役割を求められることもあるので、その分野に精通している人や将来その職を目指して勉強している人などが向いている場合が多いでしょう。
5-2.グループ秘書
グループ秘書は、組織のなかで秘書室や秘書課に配属され、チームとしてサポートを行います。組織が大きくなると膨大な事務処理や幅広いタスクが与えられるため、秘書1人で対応していくのが困難になるでしょう。よって、ある程度規模の大きい会社では、グループ秘書を取り入れて複数の秘書で業務をこなします。
6.一般の秘書と共通する業務
役員秘書は、役員個人を担当する場合や複数の役員を同時に担当する場合もあります。いずれの場合も、上司の指示に従って業務をこなしていきます。一般の秘書と共通する業務としては、スケジュール管理、アポイント業務や電話・来客対応、書類管理、経費処理や郵便物・備品の管理などがあります。
このほかにも、役員の特命業務として、場合によっては私用に近いことを業務として行うこともあるでしょう。また、役員は食事の時間も会食や接待になることが多々あります。先方を招待する場合には、メニュー設定や食事手配が秘書の役目となることもあるでしょう。出席者の好みを考慮したり健康管理を意識したりする必要もあり、慣れるまでは非常に難しい業務です。役員に対する気配りや配慮を欠かさない人が向いているでしょう。また、忙しい上司がうっかりミスをしてしまわないように、周りからそっとフォローできるような冷静で正確な判断力も必要とされます。
7.役員秘書特有の業務
役員の周辺雑務に加えて、役員秘書は本来業務にも深く関わりながらサポートする場合があります。具体的には、定例取締役会や経営会議などの出席準備、重要情報の日常管理・評価、緊急課題への助言やアポイントメント、海外関連、所属政財界活動のサポートなどが挙げられます。社長秘書であれば、社長と同じレベルでの事業への理解度をもつことが求められるでしょう。情報収集では、社長以上の情報を入手して各業務にあたる必要があります。
会社はその構造上、専門部署などが案件を処理しますが、緊急事態や即決が必要な場合は、その縦割り体制が弊害となってしまうことがあります。そのようなときに戦力となるように、部署の垣根を超えて情報を収集したり関連部署と連携したりすることが必要不可欠です。
■役員秘書の導入で円滑に業務を進めよう！
役員秘書の業務内容や特色を紹介してきましたが、理解できましたか。役員秘書は、通常の秘書とは異なり、専門知識や業界での経験があったり深く事業に立ち入ってサポートしたりしてくれます。また、役員秘書を導入すると、大幅な業務の効率化や円滑化を見込むことができるでしょう。この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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■代表の橘がTBSラジオYouTube限定動画「テンカイズα」に出演しました
TBSラジオ「テンカイズ」のラジオ放送の中だけでは紹介しきれない、それぞれの企業や業界で活躍する人をテンカイするYouTube限定動画「テンカイズα」に株式会社トランスアクト代表の橘が出演しました。
まだまだ世の中での認知度は小さいものの、近い将来大きな注目を集めるであろう幅広い分野で活躍する「企業」や「人」を徹底分析。
彼らの展開図を描き、これまで見たこともないような新しい世界を組み立てる番組です。
MC 宇賀なつみ（フリーアナウンサー）
1986年東京都出身。
大学卒業後の2009年4月1日に、アナウンサーとしてテレビ朝日に入社。
『報道ステーション』『グッド!モーニング』『ここがポイント!!池上彰解説塾』『羽鳥慎一モーニングショー』など幅広く活躍。
2019年3月末で入社10年の節目をもってテレビ朝日を退社。個人事務所を設立して現在フリーとして活動中。
■＜11月コラム＞経営者のストレス対策とは？上に立つ者こそメンタルヘルスケアを
経営者は、「業績をあげなければならない」というプレッシャーや他社との競合、資金や人材確保の課題など、日ごろからストレスを抱えやすい傾向があります。そのため、ストレス対策を積極的に行うことが重要になってきますが、何をして良いかわからない場合も多いのではないでしょうか。この記事では、起業後に経営者が感じることが多いストレスと、それらのストレスを解消する方法について具体的に解説します。
1.経営者が感じるストレスとは
会社の従業員であれば、一歩職場を離れればオンとオフの切り替えがしやすいですが、経営者となると、日常生活がどうしても会社中心になりがちです。特に、起業後1～3年の間は、「寝る時間を確保できないほど多忙だった」と語る経営者も少なくありません。「起業して間もないうちは仕方がない」と割り切るケースも多いですが、睡眠時間を確保できない状態が続くと、気分転換にあてる時間も取りづらくなり、結果的にストレスがたまりやすくなります。
特にストレスがたまりやすいのは、業績に関わる分野と人間関係です。経営者は会社のトップであり、業績をあげるためには自分の時間を犠牲にするケースも多く見受けられます。また、意思決定の責任者という立場上、経営者には相当なプレッシャーがかかります。人間関係に関しては、会社の利益を優先した結果、従業員の負担が増し、従業員との関係が思わしくなくなるケースも多く、こうしたストレスに対する対策は不可欠です。
2.今すぐできる経営者のストレス対策
ストレスをうまく解消するには、自分に合う方法を探しながら、生活リズムを整えたり、考え方を見直したり、身近なことから実践していくことが大切です。場合によっては、専門家の力を借りることも効果的です。ここでは、今すぐできる社長のストレス対策を紹介します。
2-1.自分にあったストレス解消法を見つける
ストレス対策を考えるうえで大切なのは、自分に合うストレス解消法を探すことです。ただし、ストレス解消を目的としていても、喫煙や過度の飲酒は不健康な習慣につながりやすくなってしまいます。長期的に見ても、健康に支障をきたす可能性が否定できません。そこでおすすめなのは、健康的なストレス解消法です。しかも、手軽にできる方法を見つけることが大事です。そのほうが、日常的にストレスを発散しやすくなります。
たとえば、生活のなかに軽い運動を取り入れることも有効です。運動することで気分が良くなり、健康増進につながります。ジムに通うことができない場合でも、ひとつ手前の駅で降りて歩くなど、小さなことから始めても良いでしょう。まとまった時間が取れる場合は、旅行もリフレッシュ効果が期待できます。そのほかに、読書や映画鑑賞など、自分の趣味に没頭できる時間を作ることもストレス対策になります。
2-2.生活リズムを整える
ストレス対策はもちろん、心身の健康を保つためにも規則正しい生活は欠かせません。健やかな体を保ち、脳を休ませるためには、適度な睡眠時間が必要です。睡眠不足の状態で仕事を続けても、効率が悪くなってしまいます。また、食事の時間もしっかり確保することが重要です。食事を抜いてしまうと、生活リズムが乱れる可能性がありますし、栄養状態が悪くなれば健康面で悪い影響が出ます。生活するうえで必要な時間が確保できているかどうか、見直すことが大切です。
2-3.考え方を変える
ストレスを抱え込んでしまわないためには、発想の転換も必要です。経営者は、事業戦略や人材確保、資金繰りなど、さまざまな課題について考えなければなりませんが、できるだけポジティブな思考を心がけることが大切です。マイナスに考えてしまうと、思考が堂々巡りになって視野が狭くなり、気分も落ち込みがちになります。ポジティブに考えることで気分が楽になり、解決策も見つかりやすくなります。「目標を達成することができなかった」と考えるのではなく、「これだけはできた」というように、 常にプラス思考をするようにしましょう。
2-4.専門家への相談
自分なりのストレス解消法を試しても効果を実感できないときは、専門家への相談も選択肢のひとつです。ひとりで抱え込んでいても、問題は解決しません。経営者自身が抱える悩みが大きくならないうちに専門家に相談し、解決策を見つけることが重要です。悩みを第三者に聞いてもらうことは、それ自体がストレスの軽減につながります。社員用の外部相談窓口がある場合は、その窓口を活用しても良いでしょう。
生活スタイルを見直してストレス解消できる時間をつくろう
ストレス解消の時間を作るためには、運転手・秘書派遣のアウトソーシングを利用することも有効です。そうすることで、多忙な毎日でも自由に使える時間を確保しやすくなります。トランスアクトグループは、会社に最適な運転手・秘書の派遣を手がける会社です。プライベートの時間を確保することで、経営者のメンタルケアに大いに役立ちます。これを機に、運転手・秘書派遣のアウトソーシングを検討してみてはいかがでしょうか。
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