経営者となると、そろそろ秘書が欲しいと思うときもあるでしょう。とはいえ、秘書にどのような能力が必要になるのかを理解している人は少ないのではないでしょうか。この記事では、秘書に求められるスキルや資格について紹介します。これらは秘書を雇う際の判断基準になるはずですので、参考にしてみてはいかがでしょうか。

1.秘書に必要なスキル

秘書に必要なスキルを具体的にイメージできているでしょうか。ここからは、秘書業務を推進するうえで特に重要な4つのスキルを紹介します。

1-1.コミュニケーション能力

秘書は業務上、立場の異なるさまざまな人たちと関わる機会があるため、どのような相手にも対応できるコミュニケーション能力が必要です。具体的には、誰に対しても公平で誠実な対応ができること、笑顔で接すること、相手に必要な情報を明確に伝えられることが基本です。加えて、役員クラスの人事異動など、通常では社員が知ることのない機密情報に触れることもあるため、徹底した口の堅さも重要となります。上役の代理として連絡・交渉する場合もあるため、幅広い相手と良好な人間関係を築ける人が秘書に向いています。

1-2.スケジューリング能力

秘書に求められるスケジューリング能力とは、急な予定変更にも臨機応変に対応し、関係各所に必要な連絡と交渉を速やかに行えるスキルのことです。この能力は、豊富な経験によって培われるものです。役員となると1日のスケジュールが詰まっていることも珍しくありません。スケジュールの全体像を把握し、ダブルブッキングを防いだり、定期的に休憩が取れるように配慮したりすることも秘書の役割です。加えて、オフィスソフトを使いこなし、オンラインでのスケジュール管理にも対応できなくてはなりません。

1-3. PCスキル

秘書はデスクワークがメインですので、メールやWord、Excelなどの基本的なパソコン操作ができることが前提です。加えて、会議で使うプレゼン資料の作成を求められることもあるため、WordやExcelの応用スキルやPowerPointの活用スキルも必要です。また、作業効率アップに欠かせないブラインドタッチができると、強いアピールになります。

1-4.英語力

外資系の役員秘書の場合は、英語で会議をしたりメールを起案したりすることが多いため、英語でのコミュニケーション能力も求められます。英語能力の裏付けとなる検定やスキルはいくつもありますが、最も説得力が高いのはTOEICです。TOEICは試験が実施される頻度も高く、何度でも受験可能です。TOEICのハイスコアを持っている人は、ビジネスで通用するレベルの英文読解力やリスニング力がある人だと判断できます。

2.秘書が持っておきたい資格

秘書に求められる実用的なスキルを理解したところで、ここからは秘書業務に役立つ資格を2つ紹介します。

2-1.秘書検定

秘書検定とは、秘書業務への理解に加えて、社会人としての一般的マナーや電話応対力、会議の準備や文書作成の技能を評価する資格です。難易度の高い順に１級、準1級、２級、３級の４段階に分かれています。社会人として、オフィスで通用するビジネスマナーが一通り身についていると評価できるのは２級以上です。部長や本部長クラスの秘書となると、さらに上位の検定が必要です。

2-2. CBS検定

CBS検定は、日本語と英語の両方を使いこなし、グローバルに秘書業務を遂行できる人材の育成を目指す資格です。英語と日本語での実務処理能力、優れた人間性を兼ね備えるオフィスのプロである能力を証明する資格として幅広く認知されています。外国人付きの秘書を目指す人には必須の資格です。企業のグローバル化が進むなか、バイリンガル秘書のニーズは高まっています。

多様なスキルを持つ秘書がいると大幅な業務効率化を目指せる

秘書に必要なスキルや資格について理解できたでしょうか。秘書は、経営者や役員陣の業務の効率化をサポートできる能力を持った存在です。特に、幅広いスキルを持つ秘書を雇えば、大幅な業務効率化が目指せ、経営者は本来の自分の仕事に集中できます。迷っているのであれば、この機会にぜひ秘書を採用してみてはいかがでしょうか。

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国際学生会議（後援：外務省・文部科学省）は、国際交流と学術交流を行う団体で1954年に設立されました。世界各地の学生を日本に招待し毎年夏約１週間の期間中、世界が直面している課題についての議論や様々な交流活動を行います。私たちは協賛企業としてその活動を応援しています。

協賛・後援企業一覧はコチラ

【国際学生会議とは】

国際学生会議は、国際交流と学術交流を行う団体で、1954年に設立されました。世界各地の学生を日本に招待し、毎年夏約１週間の期間中、世界が直面している課題についての議論や様々な交流活動を行います。最終日にはファイナルフォーラムという形で成果を発表します。

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1.学生が行う国際会議

国際学生会議の参加条件は、「学生又は、ユースを対象にした団体に所属していること」です。我々の年代の若者は、「マルチナショナルな観点から国益を超えて議論できる唯一の存在」だと考えます。未来を担う世代としての責任を果たすため、現在世界が抱えている問題について見識を深め、議論をし、社会に対して提言をしていきます。

​2.参加者は世界中から

国際学生会議の特徴は「多様性」です。毎年世界各地から応募を募っており、2017年度は50カ国程度からの応募がありました。世界中の優秀な若者に日本を発信すると同時に、日本ではなかなか触れることのできない「問題の当事者」と「直接対話ができる」ことで、みのりのある議論を行うことができます。

３.9日間の共同生活

9日間の本会議中は全参加者が同じ場所に泊まり同じ時間を過ごします。寝食だけでなく、観光や文化体験など、様々なアクティビティを通し、海外参加者との濃密な交流を行うことができます。会議が終わるころには参加者同士深い絆が生まれ、将来への大きな財産となります。

社長という立場につくと、周囲からどのようなイメージで見られるのかが気になるものです。周りの人に好意的な印象を与えて早く覚えてもらうにはどのようにしたらよいのか知りたいという人も多いでしょう。また、人から見られたい具体的なイメージを描いている人もいます。この記事では、社長に対して人々が持つイメージや自身のセルフブランディングについて解説します。

1.「社長です」と聞いて多くの人が持つイメージ

社長というと、全体的に上の地位にいる人というイメージがあるようです。具体的には、会社を代表する顔、偉い人、器用で頭の良い人、全体を見渡す人、責任感の強い人、困難なことにも挑戦できる人、人付き合いや人脈づくりが得意な人といったイメージを持たれることが多いでしょう。大きな組織の社長は、他の社員からは、立場が上過ぎて少し近づきがたい人と思われることもあります。小規模の会社やスタートアップ企業の中には、一般社員と分け隔てなく接する社長もおり、フレンドリーというイメージを持たせることもあるでしょう。社長のイメージは社風や社内文化によって異なる場合もあります。若い世代では少数ながらも「将来社長になってみたい」という人もいます。重要な役職で、経営の意思決定やビジョンの大きさなどに憧れる人もいるでしょう。

2.賢くイメージを操作するセルフブランディングのコツ

セルフブランディングは自己をブランド化する方法で、賢くイメージを操作することができます。ここではセルフブランディングのコツを紹介していきます。

2-1.自分のトレードマークやカラーを決めて常に身に着ける

人の印象は第一印象で決まります。したがって、体型や服装で与える印象は大きく、気を付けたほうがよいポイントです。自分が相手に与えたいイメージやこうなりたいという像がある場合は、外見を意図的に見直してみましょう。力強さや健康的で明るいイメージを与えたければジムにいって体を引き締めたり、スマートで仕事のできる人という印象でありたければオーダースーツを作成したりするのもおすすめです。また、自分のトレードマークやカラーを決めて身に着けると相手に覚えてもらいやすくなります。有名人の中にはいつも同じカラーやアイテムを身に着けている人がいます。こういった人々は名前を聞くと頭の中ですぐイメージが浮かびやすいでしょう。

2-2.ブログやSNSで自分の価値観を発信する

ブログやSNSを積極的に活用して、自分の考えや行動に対し共感を得てもらうのも効果的です。自ら発信することで、見ている人も身近に感じたりイメージを抱きやすくなったりするでしょう。周りの経営者は、自ら発信していない人も多いかもしれません。だからこそ、積極的に活用することで目立つことができます。注意したいのは、自分が具現化したいセルフブランディングのイメージとぶれてしまわないようにすることです。せっかく外見で作り上げた自分のイメージも、SNSで発信される内容と合致しないと効果がありません。よいイメージはすぐにひっくり返って悪いイメージになってしまうこともあるので、発言する内容や発信する情報には統一性をもたせましょう。

2-3.信頼性をもってもらえる演出をする

セルフブランディングをする際は、社長はどのようにみられているか常に意識するべきでしょう。組織や取引先で侮られたり下に見られたりしないように、立場に合う行動をとります。例えば、役員運転手を雇って後部の座席に堂々と座る、といった行動1つでも周囲の人に重要な立場の人という印象を与えます。また、身に着けるものはケチらずに、高級品を用いたりすると貫禄がある印象をつくりあげます。時計やスーツなど、ビジネスの場で頻繁に身に着けるものは自分のイメージまで高級感のあるものにします。こういった必須アイテムには投資してもよいでしょう。

見た目の印象は大事！イメージを味方につけよう

社長のような重要な立場になると注目されることも多く、見た目の印象はとても大切になってきます。自分が具現化したいイメージをよく考えて、外見や行動の細部に気を配ってみましょう。運転手や秘書を雇うと、社長としての自分のイメージが上がり、貫禄も出ます。全てを1人で抱え込まず、周囲にプロフェッショナルな人材を雇うのも、スマートで信頼できる社長という印象を与えるのに効果的です。

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このたび、弊社代表の橘が動画配信メディア「KENJA GLOBAL」 に掲載されました。

株式会社トランスアクト　代表取締役社長　橘　秀樹

「KENJA GLOBAL “PRESIDENTS OF 500” 」とは

株式会社enjinが企画・制作・運営する、現代のビジネスシーンをリードする世界中のKENJAに焦点を当て、日本の社会を背負っていくビジネスマン、学生の皆さん、起業家の方々を支援していく無料の動画配信サイトです。

混迷の時代を乗り越え、時代の牽引者となった世界中の企業家達。そして、次の世代を担う経営者達がいます。彼等の理念やビジョン、人間的魅力、ビジネスモデルを発信し、新しい時代への「道しるべ」となるべく立ち上げたのが「KENJA GLOBAL “PRESIDENTS OF 500”」です。

このサイトでは、IR活動やニュースリリースではなく、経営者自身の生の声を通して『働く楽しさ』『新しい事に挑戦する勇気』『困難を乗り越える力』『前向きな心』を次世代を担う若者、起業を目指す人を中心に、この番組を観るすべての人々向けてメッセージを送っています。

日本だけでなく世界へと視野広げ、様々な経営者へのインタビューや番組が企画制作したスペシャル動画など、配信されているコンテンツは全て視聴する事が出来ます。

どんなに成功している人でも最初から成功している人はいません。それは世界に目を向けても同じです。我々と同じ様に悩み苦しみ、努力を重ね、目標を追い続けているのです。

インタビューでは、多くの経営者の言葉を聞く事が出来ますがそれぞれ業種や環境、生い立ちが違う彼等の言葉に同じものはありません。しかし同時に、共通する人生のヒントも隠されていると我々は感じています。

「KENJA GLOBAL “PRESIDENTS OF 500”」を通して、人生の岐路に経たされた多くの方がそこに活路を見出し、未来を背負っていくビジネスマン、起業家として躍進される事を我々は願ってやみません。

Newsweek日本版に株式会社トランスアクトのイメージ広告が掲載されました。

国際ニュース週刊誌『Newsweek』は米国にて1933年に創刊。その日本版として86年に創刊されて以来、『ニューズウィーク日本版』は、世界のニュースを独自の切り口で伝えることで、良質な情報と洞察力ある視点とを提供するメディアとして一目置かれてきました。

近年は日本版オリジナルの記事を大幅に増やし、本国版以上に国際色あふれる誌面に。また、中国や韓国などのアジア情勢の分析の深さや鋭さは、第一線で活躍するビジネスパーソンや論壇、政府関係者など政財界の要人から高く評価されています。国内外のメディアが伝える「日本」とは一線を画す独自の視点、そして日本と世界の関係を冷静に見つめる報道姿勢もまた、論壇などで信頼を得ています。

テレビや新聞、ネットニュースでは得られない深い追求、多角的な視点。それが、ニューズウィーク日本版のバリューです。