秘書という言葉は誰もが一度は耳にしたことがあるでしょう。しかし、秘書が何をやる仕事なのかを具体的に説明できる人は、意外と少ないのではないでしょうか。秘書の仕事は多岐に渡るため、簡単には説明できません。また、秘書は身につけるべきスキルが数多くあり、奥の深い職業です。この記事では秘書の仕事内容と、どのような勉強をすればなれるのかを解説していきます。

■秘書とは上司の活躍を裏で支える仕事

秘書の種類はバラエティに富んでいます。その中でも、企業秘書、政治秘書、法律秘書、医療秘書などが有名です。上司が業務に集中できるような環境を作り出すため、雑務などを引き受けるのが秘書の役目となります。スケジュールを管理するのはもちろん、メールや電話対応、来客の出迎えなど、やるべきことは数多いです。出張に行く機会の多い上司であれば、旅券の手配や、宿泊施設の予約も担当することになります。資料作成やファイリング、仕事環境の整備なども秘書の仕事の一環です。情報の管理は特に重要で、上司にとって有益な情報をタイムリーに伝えるのは秘書の腕の見せどころとなります。

秘書としての仕事を全うするためには、さまざまなスキルが必要です。まずコミュニケーション能力は必須といえるでしょう。秘書はいろいろなタイプの人間と良好な関係を構築しなければなりません。その場しのぎの薄いコミュニケーション能力では、いつか限界がくるでしょう。関係者の顔と名前をしっかりと覚え、趣味や、得意分野などを考えた上で、会話をしていく必要があるのです。上司の仕事をスムーズにするために、先々のことを予測し、きめ細かい気配りができると、秘書としての評価は高まるでしょう。

■秘書を目指すために必要な勉強

秘書として働きたいのであれば、資格を取るのが有意義です。秘書検定やCBS検定などを持っていれば、秘書として身につけておくべきスキルやビジネスマナーを要していることの証明になります。資格は決して必須ではありませんが、持っていればアピールがしやすいのは確かでしょう。実務経験が乏しい人であっても、資格の勉強をしておけば、ある程度はカバーできるはずです。

また、情報処理能力についても問われる場面は多いです。Word、Excelなどは基本スキルとして使いこなせることが当然と考えておきましょう。使いこなせるだけでなく、ケアレスミスを起こさない慎重さを意識することも重要になります。上司が欲しい情報を瞬時に判断し、まとめる力があれば、より重宝される存在になれます。海外との関係が深い会社であれば、さらに語学力も身につける必要があるでしょう。語学力を磨きつつ、異文化を理解しようとする姿勢がとても大切になります。

■人との関わり合いの中で学ぶことが大事

秘書は上司が仕事に集中できる環境を作るために、雑務を全面的に対応するのが仕事です。そのためには上司の周りにいるさまざまな人と関わる必要があります。机の上で学習した内容だけで、秘書の実務を完璧にこなすのは難しいと言わざるを得ないでしょう。知識を実務に活かすためには実践が不可欠です。人と実際に関わった中で身につけたコミュニケーション能力や判断力が、秘書としてやっていくための糧となります。何から手をつけたらよいのかわからない人は、朝は笑顔で大きな声で挨拶することから始めてみましょう。当たり前のことに感じるかもしれませんが、意外と実践できていない人は多いものです。秘書はムードメーカーですので、明るい笑顔でいると、会社としての雰囲気も良好になります。

秘書は相手の気持ちを考えることが何よりも大事です。今、相手は何をしてほしいのか、どのようなことで困っているのか、それらを瞬時で見抜くにはさまざまな経験を積まなくてなりません。積極的に人とコミュニケーションを取り、自分の感性を磨いていくことが、一流の秘書になるための王道なのです。

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Qualitas～ Business Curation Magazine ～

世界の「今」を届ける、ビジネス情報誌。記念すべき創刊10周年号に株式会社トランスアクト代表の橘が掲載されました。

キュレーション【curation】とは、無数の情報の海の中から、自分の価値観や世界観に基づき、情報を拾い上げ、そこに新たな意味を与え、多くの人と共有することです。注目の人物インタビューや対談、内外の企業情報、上級のビジネスマン向けのスタイル提案から地域に密着した時事コラムまで、質の高いビジネス情報を幅広く紹介しております。

【概要】

誌名：『Qualitas』

サブタイトル：Business Curation Magazine

発行形態：雑誌

定価：1,500円（税抜）

判型：A4変型判

企画：株式会社Ｅｎｊｉｎ

編集人：足立 克之

日経CNBC『時代のNEW WAVE』にて「ウォール・ストリート・ジャーナル×Next Era Leaders AWARD」の授賞式が特集され、株式会社トランスアクト代表の橘秀樹が出演いたしました。

ニューヨークでの授賞式当日の様子や次世代を担うリーダーたちの姿を追った今回の放送。日経CNBCは、日本経済新聞とCNBC-ASIAの共同出資による経済チャンネルです。その中でも『時代のNEW WAVE』は、時代の新しい波になるような商品やサービス、企業を紹介する番組として経済界からも定評のある番組です。番組内では、受賞の感想やこれまでのビジネスを振り返る場面など、株式会社トランスアクト代表の橘の出演シーンが放映されています。

世界最大の経済新聞であるウォール・ストリート・ジャーナル主催の式典The Future of Everythingで開催されたNext Era Leaders AWARDセレモニーにてサービス部門を受賞した様子が日経CNBC「時代のNEW WAVE」にて2023年5月27日（土）・28日（日）２夜連続で放送されました。※こちらの映像はダイジェスト版となります。

株式会社トランスアクトの広告が掲載されました。

五月祭（ごがつさい）は毎年5月に本郷・弥生キャンパスで開催される東京大学の学園祭で例年約500の団体が参加し、2日間で15万人もの方々にご来場いただくなど、全国屈指の規模を誇ります。

五月祭当日には多くの模擬店が立ち並び、各所でパフォーマンスが催され、普段は落ち着いた雰囲気のキャンパスがすっかり様変わり。そこかしこで新たな巡り合いが生まれ、学園祭特有の高揚感に包まれます。学術研究の最高峰である東京大学ならではの催しも多く、アカデミックな側面を随所に感じられることも五月祭の魅力の一つです。 学生の活気と東京大学のアカデミズムが相まって、五月祭は唯一無二の個性をもった学園祭となっています。

株式会社トランスアクトは東京大学五月祭の公式スポンサーとして協賛しています。