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■＜12月コラム＞派遣秘書は稼げる仕事？未経験からでも始められるの？
秘書として働く場合、正社員であることは絶対条件ではありません。実際に秘書として働いている人の中には派遣の人もたくさんいますし、派遣秘書の求人も多く見受けられます。秘書は未経験でも働けるのか、どのような仕事をするのかと気になるという人もいるのではないでしょうか。この記事では、派遣秘書として働く場合に高給を目指せるのか、また未経験からでも働くことは可能なのかについて解説します。
■秘書は派遣でも高給を目指せる仕事
秘書は社長や役員など、会社における重要な地位にある人が円滑に業務を行うために身の回りの世話を一手に引き受けます。一例として、スケジュール管理を始めとした庶務業務や役員室の掃除に代表される雑務などです。役員宛のメールや郵便物をチェックしたり書類作成をしたりする立場上、会社の機密事項や社外秘の情報を見聞きすることも多々あります。また、他の業務にはない幅広い仕事をこなす能力が求められるため、他の派遣業務と比べて給料が高く設定されているのが一般的です。
担当する役員が忙しい場合、休日出勤や残業時間も多くなることがありますが、その分手当をもらえるので手にする収入も増えます。経験を積んでスキルを身につければ、時給に上乗せされることも多いです。秘書の業務は個人秘書とグループ秘書という2つの範疇に分けることができます。個人秘書は社長や医者、弁護士などにつき、1対1で業務を行う秘書です。グループ秘書は複数人で業務を分担して行い、複数の役員に関する業務を担当します。グループ秘書よりも個人秘書のほうが一般的にもらえる給料が高いです。
■未経験で始めて経験を積める
一般的に、派遣で仕事を行う場合は一定のスキルや実務経験があることが前提条件とされており、経験がなければ派遣先が決まらないことも多いです。しかし、秘書の場合はスキルを持ち合わせていることをアピールできれば、未経験でもアシスタント業務の仕事に就くことはできます。実際に未経験でも可能とするアシスタント業務の求人は少なくありません。派遣秘書として働けば、数年のうちに複数の企業で実務経験を積めることがメリットです。
秘書の業務は企業ごとに、また誰に付いて働くかで業務内容は大きく異なります。派遣秘書なら、さまざまな職場で働くことによって、着実に幅広い分野のスキルを身につけていくことができます。また、しっかりと事前にサポートしてくれる派遣会社であれば、秘書として働くために必要な実務講座や資格試験対策なども行ってくれるのが魅力です。これらの講座を受講すれば、未経験でも秘書として働く道が開かれます。さらに、未経験から秘書のアシスタント業務に就いたとしても、スキルを身につけることで上級役員の秘書業務へキャリアアップすることも可能です。
■派遣秘書のニーズは高い
上司と1対1で秘書業務を行う個人秘書の場合は高給が見込めるものの、仕事を一手に引き受ける必要があるため業務が集中して忙しくなりがちです。一方、グループ秘書の場合は組織として秘書業務を行うため、仕事を分散化することができ効率も上がり、一人一人にかかる負担も軽減できます。そのため、秘書業務をアウトソーシング化して派遣秘書を雇い入れる企業は増えつつあります。また、今後も派遣秘書のニーズは高まっていくことが予測されます。
派遣秘書として働くことにより、1つの企業における契約期間が終了してもすぐに次の企業を紹介してもらうことが可能です。派遣秘書として働く場合は転職とは異なり、さまざまな企業で秘書として働いた経験がキャリアを積んだと判断され高い評価をしてもらえます。派遣という形を利用して働きながらさまざまな職場での秘書業務の経験を積んでいき、スキルアップを図れます。秘書業務が未経験であってもアシスタントであれば求人数は少なくないため、スキルアップを狙うなら派遣秘書として働くことを考えてみてはいかがでしょうか。
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■＜11月コラム＞役員秘書とは？通常の秘書と役員秘書を様々な面から徹底比較
役員秘書の仕事について、どのようなイメージをもっていますか。スマートにタスクをこなすことができ、責任感と守秘義務を守って働ける人というイメージを抱いている人も多いでしょう。役員秘書の業務内容というのは、周りからはなかなか見えづらいものです。そこで今回は、役員秘書について具体的な業務内容や一般の秘書と少し異なる点などを紹介していきます。
1.秘書とは
役員秘書について知る前に、一般的な秘書の概要についても押さえておきましょう。秘書の仕事は、担当している上司が重要な業務に集中できるように、スケジュールを調整したり、業務をサポートしたりすることです。調整業務や事務作業などを行いながら、秘書は縁の下の力持ちとして上司を支えてくれます。会社全体の業務の効率化を図るうえで、個人やグループで上司の働きやすさを向上させる秘書は欠かせない存在だといえるでしょう。
2.秘書に備わっているスキル
秘書に備わっているスキルを知れば、秘書を利用する重要性がより深く理解できるでしょう。ここでは、秘書に備わっている3つのスキルを紹介します。
2-1.コミュニケーション能力
優秀な秘書には高いコミュニケーション能力が備わっています。担当している上司と周囲の人間の中を自然に取り持ち、人間関係を円滑にしてくれるでしょう。人間関係が良好になることで、取引などもうまくいきやすくなるはずです。
2-2.情報処理能力
重要なポストを担う社員の周りにはさまざまな情報が集まってきますが、秘書はそれらを取捨選択し、必要なものだけを簡潔にまとめて上司に伝えてくれます。また、資料作成も秘書の主要な業務の1つです。パソコンを使いこなして情報を適切に処理し、正確な資料を作成してくれるでしょう。
2-3.語学力
秘書の中には、語学力の備わった優秀な人材も少なくありません。日本は年々グローバル化が進んでおり、海外に事業を展開している企業も増えてきています。これから海外進出を考えている場合も、語学力の備わった秘書がいれば何かと便利です。
3.秘書の主な業務内容
それでは、秘書は具体的にどのような業務を行ってくれるのでしょうか。ここからは、秘書の主な業務内容として「スケジュール管理」「文書作成」「電話・来客対応」「雑務」の4つを紹介します。
3-1.スケジュール管理
秘書の業務の中でも特に重要なのが、上司のスケジュール管理です。重要なポストに就いて経営を動かす上司は多忙であり、会議や出張、商談などの仕事を首尾よくこなさなくてはなりません。多忙な上司が効率よく業務をこなせるように、適切なスケジュールを組むのが秘書の仕事です。出張の際は切符や宿泊先を手配し、移動時間なども考慮しながらスケジュールを組み立ててくれるでしょう。
3-2.文書作成
上司の業務をサポートするうえで、秘書は色々な書類を作成します。上司が参加する会議の資料や社内文書、お礼状など、多岐にわたる書類の作成業務を秘書に任せられるのです。また、上司が書いた文書の手直しや清書なども丁寧に行ってくれます。
3-3.電話・来客対応
上司への電話やメール、来客などに対応するのも秘書の仕事の一環です。上司からの指示に基づいて、取り次ぐべきものは取り次ぎ、そうでないものは適切に処理してくれるでしょう。優秀な秘書はビジネスマナーにのっとって丁寧に応対するので、取引先などからの印象も良くなるはずです。
3-4.雑務
その他、上司のオフィスをきれいに整理したり、必要な情報を管理したりするのも秘書の役割です。細かい部分まで注意を払い、上司が気持ちよく働ける環境を整えてくれるでしょう。上司の名義でご祝儀やお中元などを送るときも、すべて秘書が行ってくれます。
4.役員秘書とは
役員秘書とは、一般的に想像される秘書と基本的には同じ役割がありますが、担当してサポートする人は企業のトップである社長や役員になります。役員とは、従業員ではなく経営者として会社に携わる人のことを指します。実際には、取締役ではない業務を執行する重要な役職を執行役員と呼び、それらも含めて「役員」と呼称している会社が多いでしょう。そのような役員につく役員秘書になるには、専門職として採用されて秘書業務のみを行う場合や、一般社員として採用されたあとに秘書として配属される場合などがあります。また、派遣社員を秘書として雇用する場合もあり、さまざまな雇用ルートや形態があります。
5.役員秘書の種類
役員秘書と一口に言っても、さまざまな働き方があります。秘書を採用する目的や担当する役員によって使い分けられているのが現状です。ここでは、役員秘書の種類について具体的に紹介していきます。
5-1.個人秘書
法律事務所や大学教授などの個人と業務を共にするのが、個人秘書です。個人秘書には、担当者の専門的な業務を高度なレベルで理解したうえで、対外的な事務やコミュニケーションも含めた幅広いサポートを行える力が求められます。仕事内容は書類整備などの事務全般が対象になりますが、弁護士や教授などサポートする人の専門分野によって求められる知識や能力は変わってきます。時には助手としての役割を求められることもあるので、その分野に精通している人や将来その職を目指して勉強している人などが向いている場合が多いでしょう。
5-2.グループ秘書
グループ秘書は、組織のなかで秘書室や秘書課に配属され、チームとしてサポートを行います。組織が大きくなると膨大な事務処理や幅広いタスクが与えられるため、秘書1人で対応していくのが困難になるでしょう。よって、ある程度規模の大きい会社では、グループ秘書を取り入れて複数の秘書で業務をこなします。
6.一般の秘書と共通する業務
役員秘書は、役員個人を担当する場合や複数の役員を同時に担当する場合もあります。いずれの場合も、上司の指示に従って業務をこなしていきます。一般の秘書と共通する業務としては、スケジュール管理、アポイント業務や電話・来客対応、書類管理、経費処理や郵便物・備品の管理などがあります。
このほかにも、役員の特命業務として、場合によっては私用に近いことを業務として行うこともあるでしょう。また、役員は食事の時間も会食や接待になることが多々あります。先方を招待する場合には、メニュー設定や食事手配が秘書の役目となることもあるでしょう。出席者の好みを考慮したり健康管理を意識したりする必要もあり、慣れるまでは非常に難しい業務です。役員に対する気配りや配慮を欠かさない人が向いているでしょう。また、忙しい上司がうっかりミスをしてしまわないように、周りからそっとフォローできるような冷静で正確な判断力も必要とされます。
7.役員秘書特有の業務
役員の周辺雑務に加えて、役員秘書は本来業務にも深く関わりながらサポートする場合があります。具体的には、定例取締役会や経営会議などの出席準備、重要情報の日常管理・評価、緊急課題への助言やアポイントメント、海外関連、所属政財界活動のサポートなどが挙げられます。社長秘書であれば、社長と同じレベルでの事業への理解度をもつことが求められるでしょう。情報収集では、社長以上の情報を入手して各業務にあたる必要があります。
会社はその構造上、専門部署などが案件を処理しますが、緊急事態や即決が必要な場合は、その縦割り体制が弊害となってしまうことがあります。そのようなときに戦力となるように、部署の垣根を超えて情報を収集したり関連部署と連携したりすることが必要不可欠です。
■役員秘書の導入で円滑に業務を進めよう！
役員秘書の業務内容や特色を紹介してきましたが、理解できましたか。役員秘書は、通常の秘書とは異なり、専門知識や業界での経験があったり深く事業に立ち入ってサポートしたりしてくれます。また、役員秘書を導入すると、大幅な業務の効率化や円滑化を見込むことができるでしょう。この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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■代表の橘がTBSラジオYouTube限定動画「テンカイズα」に出演しました
TBSラジオ「テンカイズ」のラジオ放送の中だけでは紹介しきれない、それぞれの企業や業界で活躍する人をテンカイするYouTube限定動画「テンカイズα」に株式会社トランスアクト代表の橘が出演しました。
まだまだ世の中での認知度は小さいものの、近い将来大きな注目を集めるであろう幅広い分野で活躍する「企業」や「人」を徹底分析。
彼らの展開図を描き、これまで見たこともないような新しい世界を組み立てる番組です。
MC 宇賀なつみ（フリーアナウンサー）
1986年東京都出身。
大学卒業後の2009年4月1日に、アナウンサーとしてテレビ朝日に入社。
『報道ステーション』『グッド!モーニング』『ここがポイント!!池上彰解説塾』『羽鳥慎一モーニングショー』など幅広く活躍。
2019年3月末で入社10年の節目をもってテレビ朝日を退社。個人事務所を設立して現在フリーとして活動中。
