社長や会社役員などの立場にある人には秘書がつくことがあります。秘書という職種があることは知っていても、具体的にどのような仕事を行うのかを知らない人は求職者に限らず、秘書を利用する立場である経営者のなかにもいるのではないでしょうか。そこで今回は、あまり認知されていない秘書が担う役割や具体的な業務内容について詳しく解説します。

1.秘書とは

秘書とは、企業の社長や重役、大学教授、政治家、弁護士や医師などの立場にある人の業務を円滑に行えるようにサポートする役割を果たします。こうした職務に就業している上司は膨大な業務を抱えていることが多々あるため、秘書がスケジュール管理などを行うことで本来の業務に専念することが可能になるのです。上司がいかに働きやすくなるような環境を整えるかが秘書に求められる資質だと言えるでしょう。上司の職種によって業務内容は異なるものの、秘書の職務を行っていると機密事項に触れることがあったり、一般的には出会えないような要人と出会う可能性があったりします。

2.秘書の業務内容

秘書の行う上司の業務のサポートとはどのようなものなのでしょうか。ここからは、秘書が実際に行う具体的な業務内容を紹介します。

2-1.スケジュール管理

上司のスケジュール管理は、秘書の仕事のなかで最も大切なもののひとつです。社内の会議はもちろん、対外的な会合や会議などのスケジュールを社内外の担当者と連携しながら調整していきます。たとえば、社内での打ち合わせや会議で応接室や会議室を使う際の予約や、上司のスケジュールについて社内で問い合わせがあった場合の対応も行います。上司が出張する際の航空券や新幹線、ホテルなどの予約や手配なども秘書の仕事のひとつです。予定が変更になった場合は、重要度と緊急度を考慮しながらスケジュール調整をすることが求められます。

2-2.電話・メールや来客対応

社内外からの電話やメールを受け、それに対する対応も秘書の仕事です。電話やメールを選別し、必要なものは上司に回しますが、場合によっては秘書が返信することもあります。上司との事前の取り決めや指示に従って正確に処理を行わなければなりません。訪問を希望する来客のアポイントメントを受け、接客対応もします。来客の迎え入れ方によって相手方の印象も変わるため、ビジネスマナーを身につけておくことが必要です。外資系企業の秘書の場合、訪日した外国人の接待や観光案内も担当します。

2-3.情報の管理

世の中にあるさまざまな情報から上司の仕事に直結していたり役立ったりしそうなトピックを取捨選択し、伝える役割も果たします。膨大な書類の整理を行い、必要な書類をすぐに取り出せるようにファイリングすることも秘書の重要な業務です。必要な書類とそうでない書類を仕分けして必要なものだけを残し、不要な書類は順次破棄します。このほか、会議で使う書類の作成も秘書の担当業務です。

2-4.事務機器や備品の管理

上司がスムーズに仕事を行えるようにするために必要な備品の過不足を定期的にチェックし、不足している場合は適宜補充することも大切な業務です。上司のデスクや執務室など身の回りの掃除、パソコン周辺環境の整備なども行い、必要なものの指示や依頼があった場合にすぐ渡せるようにしておきます。

2-5.上司の業務補佐

上司の業務補佐として、さまざまな書類の作成も秘書が担当します。会議や会合、商談に必要な書類や資料の作成、上司の名前で社内に回覧する書類の作成などは秘書の業務です。一方、お中元やお歳暮などのお礼状や慶弔関係の手紙は手書きします。上司が手書きした原稿をパソコンで入力したり、文書の体裁を整えたりすることも秘書の業務です。上司の指示で作成するこれらの書類は、公文書として世に出ることも少なくないため仕事の正確性が求められます。

秘書がいるだけで業務の効率化が望める！

秘書は上司が業務を円滑に行えるようにするために、さまざまな角度からサポートを行います。ここまでの解説で秘書が具体的に担当する業務内容について理解が深められたでしょうか。秘書がいることにより、業務を抜けなくスムーズに進められるはずです。そのため、秘書を導入するか否かで迷っている経営陣は、一度前向きに秘書の導入を検討してはいかがでしょうか。

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協賛企業として株式会社トランスアクトが掲載されました。

新型コロナウイルスの流行により、人々の偏った考えや攻撃的な一面が顕在化されました。見たいものだけを見る、知りたいことだけを知る、好きな人だけとつながる。あらゆるものがパーソナライズ化され、眼の前に広がる景色が正しいと認識してしまうこの時代。「新聞」というメディアに課せられた使命は大きいのかもしれません。

日本新聞協会が主催する10月15日から21日まで開催の秋の新聞週間で、毎日新聞は誰もが直面する身近なテーマをもとに「答えのない問い」を提示していきます。株式会社トランスアクトは協賛企業として活動を応援しています。

厚生労働省より、株式会社トランスアクトの有料職業紹介事業の許認可が更新されました。お客様のお役に立てますよう引き続き努力して参りますので、今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

会社を経営していると、多かれ少なかれ悩みを抱えてしまうのが一般的です。いろいろと困っていると、自分以外の社長も同じなのか知りたくなったり、どう解決していけば良いのか迷ったりするのではないでしょうか。そこで今回は、お金や事業などに関するよくある悩みを挙げてから、それらの効果的な対処法についても紹介します。

1.よくある社長の悩み：お金の悩み

お金は会社の経営に欠かせないものなので、悩みの原因になるパターンも豊富です。代表的なのは売上の目標をクリアできないことであり、その状態が何カ月も続くと資金繰りが苦しくなってしまいます。売上がばらつくことも悩みの一つであり、不調な店舗や部門に対する処置を検討しなければなりません。また、現状から利益がなかなか上がっていかず、事業拡大などに使う資金を確保できない場合もあります。資金不足だと従業員に十分な昇給や賞与を用意することも難しく、不平や不満が噴出するような悩ましい事態になりやすいです。

2.よくある社長の悩み：事業の悩み

会社が成長して店舗や部門が増えていくと、それぞれに管理者を割り当てるのが普通です。しかし、管理者も現場の様子を常にチェックできるわけではありません。指示や監視が不十分になると、仕事が止まってしまうという悩みがあります。そのような問題や連携不足がひどくなると、組織がうまく機能しなくなることも多いです。また、生産性の低下などに対し、改善の仕方が分からないという社長も見受けられます。もちろん、改善に向けて努力をする社長もいますが、成果が感じられなくて悩むケースも少なくありません。

3.よくある社長の悩み：従業員の育成・人間関係の悩み

従業員に関する悩みにもさまざまなバリエーションがあります。たとえば、信頼して仕事を任せたのに、期待どおりの結果を残してくれないこともあるでしょう。そもそも、社長が設定した目標に向けて頑張ろうとしない従業員もいます。優秀な従業員を生みだすには教育が重要ですが、そのための仕組みを整えられないことも定番の悩みごとです。採用活動で優れた人材を確保できないケースや、新卒に興味を持ってもらえないケースも多く見受けられます。また、従業員の質が良い場合でも、互いの意思疎通が足りなかったり、チームワークが欠如していたりすることに悩んでいる社長もいます。

4.解決策：「仕事を任せられる優秀な従業員」の育成に力を入れる

安心して仕事を任せられる従業員が増えれば、多くの悩みごとを解決できる可能性が高いです。従業員の意識が変わると、個々の仕事がはかどるようになり、事業全体がスムーズに進みやすくなります。また、それによって業績が上がれば、会社の資金にも余裕が出てくるでしょう。つまり、事業やお金の悩みに対しても効果的なアプローチになるため、従業員の育成に注力することは大きな意味があります。まずは教育の計画を立てるために、従業員の現状をよく見直して、問題点と成長に必要な要素を洗い出すことから始めましょう。

5.解決策：社長が自分のすべきことに集中して結果を出す

お金や従業員のことばかり気にせず、自分のすべきことに専念して結果を出しましょう。悩みごとに心を奪われ過ぎていると、仕事に対する集中力を欠くことになってしまいます。社長の仕事は会社全体に大きな影響を与えるので、その状態を長く続けるわけにはいきません。思考をすべて仕事に向けることで、悩みによる心労から解放されるのと同時に、これまでより会社の状態が上向きになることを期待できます。給与や雰囲気の面などで会社の変化を感じ取ると、従業員はモチベーションが高まり、社長に付いていこうとする気持ちも強くなるでしょう。

社長が力を入れるべきところを見極めよう

たくさん悩みがあっても、頭を抱えこんでしまうのは良くありません。社長の役割を強く意識して、何に力を入れることが正解なのか考える必要があります。状況を改善するには、自分のすべきことを着実にこなしていくことが大事です。とはいえ、従来のやり方では大きな変化は見込めない場合もあります。運転手や秘書を雇うことにより、効率よく取り組めるようにしましょう。

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Newsweek日本版「CHALLENGER」に代表の橘が掲載されました。

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